جوائز

luxury-award
Travel-Awards-Winner
rate
google
tp
  • جوائز

  • luxury-award
  • Travel-Awards-Winner
  • rate
  • google
  • tp

دليلك الشامل حول إدارة سفر الشركات

دليلك الشامل حول إدارة سفر الشركات

يشكل سفر الشركات مغامرة مميزة ومذهلة ويعتبر أكثر متعة من السفر الفردي، ولكنه يتطلب تنظيماً دقيقاً ودراسة جيدة حتى تسير الرحلة بكافة جوانبها كما هو مخطط لها، بعيداً عن أي مشاكل أو صعوبات.

ونظراً لاختلاف احتياجات الوفود والمجموعات في سفر الشركات عن الأفراد المسافرين لوحدهم، ستحتاج إلى اتباع أسلوب مختلف عند اختيار شركات الطيران وتفاصيل الرحلات، مع ضرورة البحث عن أفضل الأسعار والخدمات.

لذلك، قدمنا لك في مقالنا التالي معلومات هامة عن إدارة سفر الشركات، وأهم التحديات والصعوبات التي تواجه هذا النوع من الإدارات، والنصائح التي يمكن اتباعها عند تنسيق رحلات الوفود والمجموعات الكبيرة.

 

ما هي إدارة سفر الشركات؟

يقصد بها العمليات التي تقوم بها الشركات لمراقبة وتنظيم مصروفات سفر وترفيه الموظفين والتأكد من التزامهم بسياسات الشركة، وتشمل هذه العمليات الرفض أو الموافقة على خطط السفر، وترتيب مسارات الرحلة، وشراء التذاكر، ومراجعة تقارير النفقات.

تضم عادة الشركات الكبيرة قسماً منفصلاً مخصصاً لإدارة السفر، بينما تكلف الشركات الصغيرة أقسام الموارد البشرية والمحاسبة بهذا النوع من المهام، في حين، تستعين بعض الشركات بأخرى خارجية لإدارة السفر وتنفيذ هذه المهام نيابة عنها.

 

ما هي مهام موظف أو وكيل إدارة سفر الشركات؟

سواء عيّنت وكيلاً داخلياً لإدارة سفر الشركات، أو استعنت بشركة خارجية لإدارة السفر، فإن مهام هؤلاء الموظفين والوكلاء متشابهة جداً، وإليك أبرز المسؤوليات التي تقع على عاتق موظفي إدارة سفر الشركات:

1- إدارة مسار الرحلة:

عند حجز رحلتك مع شركة الطيران مباشرة أو الاستعانة بخدمة التذاكر الإلكترونية، من المتوقع أن يتم فرض رسوم عالية مقابل أي تغييرات على مسار الرحلة، وبما أن تغيير مواعيد السفر هو أمر يصعب تجنبه في عالم الأعمال، لذلك، يجب عليك الاستعانة بوكيل سفر الشركات، الذي يكون قادراً على إجراء التغييرات اللازمة دون دفع أي رسوم إضافية، نظراً لخبرته الكبيرة في مجال السفر والرحلات.

2- البحث عن أفضل الأسعار:

يعتبر إيجاد أفضل الأسعار والتفاوض مع مقدمي الخدمات جزءاً رئيسياً من إدارة سفر الشركات، ويتمتع وكلاء السفر بخبرة كافية في التفاوض نظراً لتعاملهم اليومي والمستمر مع مختلف قطاعات صناعة السفر، وبالتالي، ستجدهم قادرين على العثور على أفضل الأسعار أو الحصول على خصومات خاصة للرحلات.

3- ترتيب أماكن إقامة مناسبة:

وهي مسؤولية أخرى مهمة من مسؤوليات موظف إدارة السفر للشركات، حيث يبحث عن جميع الخيارات المتاحة بالسعر المناسب، بما في ذلك دور الضيافة والبيوت الشبابية والفنادق، وبذلك، يستطيع العثور على أفضل أماكن الإقامة دون تجاوز الميزانية المحددة.

4- ترتيب وسائل النقل:

يعتبر ترتيب وسائل النقل من أهم جوانب تخطيط السفر للشركات وإدارته، ويهتم وكيل السفر بتنظيم احتياجاتك المتعلقة بالنقل مسبقاً مثل حجز رحلات الطيران الخاصة بك، وتنظيم تأجير السيارة، وترتيب نقل المطار، وشراء تذاكر القطار، وغير ذلك من التفاصيل المرتبطة بوسائل النقل.

5- تنظيم اجتماعات وفعاليات العمل:

تستغرق عملية تنظيم الفعاليات السنوية أو الاجتماعات في الخارج وقتاً وجهداً ومالاً، لذلك، إن توظيف وكيل سفر الشركات سيقلل من هذه التكاليف، ويجعل فعاليات العمل الخاصة بك أكثر ربحية، حيث سيتولى موظف إدارة السفر التفاوض بشان أسعار قاعات الاجتماعات والمطاعم والفنادق، وخدمات النقل، والمعدات السمعية والبصرية، وغيرها من التفاصيل اللوجستية المهمة.

6- التحكم بتكاليف السفر:

وهي المهمة الرئيسية لموظف سفر الشركات، حيث يمتلك الخبرة الواسعة للتعامل مع هذه المهمة، مايؤدي إلى خفض التكاليف وتحسين العلاقات التجارية مع الالتزام بسياسات سفر الشركة.

7- حجز خدمات الكونسيرج والمساعدة والاستقبال في المطار:

إذا كان موظف إدارة السفر للشركات يسعى وراء رحلة أكثر متعة وسلاسة، فإن الراحة في سفر الشركات تبدأ من المطار، من خلال حجز خدمات الكونسيرج والمساعدة والاستقبال للحصول على رحلة عمل سهلة ومريحة، ما يساعد على تجاوز الإجراءات الصعبة والروتينية في المطار وتخطي الطوابير الطويلة والمزدحمة، والوصول إلى وجهتك براحة وأناقة.

 

 

ما التحديات التي تواجه إدارة سفر الشركات؟

هناك مجموعة من التحديات التي لا تزال تؤثر على سفر الشركات، وتشمل:

1- إدارة عدد كبير من طلبات السفر:

تعيّن معظم الشركات الكبيرة مدير سفر متخصص لمراقبة وإدارة سفر الشركات، بينما تعتمد الشركات الصغيرة والنامية على شخص ما في فريق الإدارة أو المالية لإدارة السفر، وتكون هذه واحدة من عدة وظائف ملتزم بها، الأمر الذي يشكل عبئاً كبيراً عليه، حيث يتلقى طلبات من جميع أنحاء الشركة، ولكن قد لا تتبع هذه الطلبات الإجراءات الصحيحة.

2- تتبع الموافقات:

تمثل الموافقات خطوات إضافية في عملية تستغرق وقتاً طويلاً بالأصل، وبالتالي، يحتاج موظف إدارة سفر الشركات إلى التحقق من اعتماد السفر من قبل الأشخاص المناسبين مثل رئيس الفريق أو المدير، وفي بعض الشركات، يتطلب الأمر التأكد من موافقة المدير التنفيذي.

3- السيطرة على المصروفات:

يعتبر السفر ضرورياً جداً لنمو الشركة، ولكنه يتطلب مصروفات وميزانية ضخمة، ورغم أن معظم المجموعات تنطبق عليها الخصومات والصفقات فيما يتعلق برحلات الطيران وأماكن الإقامة والأنشطة، ولكن، من الصعب الحفاظ على انخفاض تكاليف الرحلة، لذلك، يجب على موظف إدارة سفر الشركات البحث عن عن أفضل الطرق لخفض التكاليف من خلال حجز جميع عناصر الرحلة في وقت مبكر.

4- السماح للموظفين بحجز رحلاتهم بأنفسهم:

تكون عملية اتخاذ القرار مع مجموعة متنوعة من الأفراد أكثر صعوبة وتستهلك وقتاً طويلاً وقد تتطلب التسوية والتفاوض، خاصة فيما يتعلق بالأمور اللوجستية للرحلة.

في المقابل، كلما زادت فرصة الموظفين لترتيب سفرهم بأنفسهم، تراجع عبء العمل على موظفي الإدارة والمالية، حيث يرغب الموظفون عادة بإدارة سفرهم بأنفسهم كونهم يعتبرون رحلات العمل تجربة ممتعة وفرصة لزيارة مكان جديد، وبالتالي إن إلزامهم بخيارات معينة قد يقلل من مستوى المتعة لديهم.

5- المرونة:

قد يحد السفر مع الوفود والمجموعات الكبيرة من المرونة، باعتباره يتطلب التنسيق والتسوية، حيث يكون من الصعب استيعاب تفضيلات الجميع واختيار ما يناسب جداولهم الزمنية، كما يصعب تغيير الخطط في اللحظة الأخيرة.

ولكن، كما هو الحال في معظم سياسات الشركة، هناك حاجة إلى القواعد والقيود، لذلك، حاول أن تتيح مجموعة واسعة من خيارات السفر، على نحو يساعدك على توفير المال من جهة، والحفاظ على سعادة أعضاء الفريق الذين يستمتعون ببعض الحرية من جهة ثانية.

6- تقليل الأخطاء:

تكون الأخطاء مكلفة ومضيعة للوقت، وبعضها لا يمكن تصحيحها، مثل الفواتير المفقودة ومطالبات النفقات غير المكتملة وأنواع النفقات غير الصحيحة، وغير ذلك. لذلك حاول تجنب هذه الأخطاء والتقليل منها.

التخطيط لسفر الشركات

أفضل النصائح اللازم اتباعها عند التخطيط لسفر الشركات:

إليك مجموعة من النصائح التي يجب عليك اتباعها والالتزام بها عند التجهيز لرحلات الوفود والمجموعات، وتشمل:

1- خطط مسبقاً لرحلتك:

حاول التخطيط مبكراً لرحلتك، ما يمنح جميع المسافرين فرصة اختيار الوقت المناسب للسفر، وبالتالي تقليل مخاطر حدوث أي تأخير أو إلغاء، لأن ترك الأمور إلى اللحظة الأخيرة يعني تفويت العديد من الصفقات المذهلة والعروض المناسبة لرحلات الطيران وحجوزات الإقامة.

وحاول تقسيم مسار الرحلة بحيث يتمكن كل فرد في المجموعة من اختيار شيء واحد يهتم به بشكل خاص، ما يضمن استمتاع جميع المسافرين بوقتهم، ولا تنس أهمية تحديد بعض أوقات الراحة حتى لا تستنفد طاقتك بشكل كامل.

 

2- حدد ميزانية رحلتك:

حاول تحديد ميزانية الرحلة بشكل تقريبي وتعيين مبلغ محدد وجمعه من الأفراد المسافرين، بحيث يمكنك استخدام المال المجموع في دفع تكاليف حجوزات الطيران والإقامة في الفنادق ووجبات الطعام والمشروبات ووسائل النقل وغيرها من التكاليف الأساسية اللازمة في أي رحلة.

وتذكر أنه قد تظهر بعض الأحداث غير المتوقعة وبالتالي قد تتجاوز النفقات ما هو مخطط لها، لذلك، تأكد أن كل فرد في المجموعة على دراية كاملة بالميزانية الإجمالية للرحلة، وأفسح المجال أمام بعض النفقات المفاجئة ما يساعدك على تجنب التوتر المتعلق بالمصاريف خلال الرحلة.

 

3- اختر الوجهة المناسبة:

ضع في اعتبارك الاهتمامات والتفضيلات المختلفة لأفراد المجموعة عند اختيار مكان الرحلة، وتأكد أن الوجهة التي اخترتها تقدم مجموعة متنوعة من الأنشطة والمعالم السياحية التي تناسب الأذواق المختلفة للأفراد المسافرين. ولا تنس التحقق من العادات المحلية لبلد الوجهة والتأكد من أي مخاوف تتعلق بالسلامة لضمان تجربة مريحة وممتعة للجميع.

 

4- احجز رحلة الطيران:

بعد اختيار الوجهة وتحديد الميزانية المتوقعة للرحلة، يجب عليك الآن البحث عن خيارات الطيران المتاحة إلى الوجهة المحددة مع أفضل العروض والخصومات التي يمكنك الحصول عليها، ويعتبر حجز رحلة الطيران العلامة النهائية للالتزام برحلة جماعية، بحيث يمكنك بعدها البحث عن أماكن الإقامة والتخطيط للأنشطة التي يمكنك ممارستها خلال الرحلة.

 

5- حدد تفاصيل رحلتك:

بعد تحديد الخط العام الذي ستسير به رحلتك، حاول التخطيط لتفاصيل الرحلة بما تشمله من أماكن الإقامة والأنشطة ووسائل النقل. عند اختيار أماكن الإقامة، فكر في مقدار الخصوصية الذي تبحث عنه مجموعتك، والموقع الذي ترغب بالتواجد فيه، لأن اختيار أماكن الإقامة المناسبة يمكن أن يؤدي إلى فشل الرحلة أو نجاحها. ويمكنك أن تمنح أفراد المجموعة فرصة التصويت على أماكن الإقامة بعد تضييق الخيارات المتاحة.

وفيما يتعلق بوسائل النقل، ابحث عن خيارات النقل المتاحة إلى مكان إقامتك، أو يمكنك حجز خدمة نقل ملائمة للمجموعة بما يتناسب مع الميزانية المحددة لوسائل النقل. وبالنسبة للأنشطة، اسأل مجموعتك عن الأشياء التي يرغبون باكتشافها في وجهتهم، ويمكن أن تشمل الأنشطة الجولات المجانية والمشي وسط الطبيعة والمطاعم العصرية والمتاحف ورحلات القوارب وغيرها.

 

6- احجز خدمات المطار الفاخرة:

تمنحك خدمات المطار رحلة مريحة وممتعة وتجعل تجربة السفر الجماعي الخاصة بك مميزة وفاخرة، حيث تساعدك على توفير الوقت وتقليل الجهد الضائع بين إجراءات المطار المختلفة.

لذلك، احجز خدمات المطار الفاخرة في رحلتك الجماعية القادمة، لمساعدتك على إنهاء إجراءات السفر الخاصة بالمجموعة بسهولة وسرعة، ثم الاستمتاع بالخدمات والمرافق التي يتمتع بها المطار، وصولاً إلى صالة الانتظار حيث يمكنكم الاسترخاء وتبادل الأحاديث حتى يحين موعد الإقلاع.

كما تساعدك خدمات المطار الفاخرة على الانتقال بسهولة ويسر، من خلال خدمة “airssist” للتوصيل مع سائق خاص، التي تتضمن توفير سيارة فاخرة مناسبة لسفر الشركات مع سائق خاص، يهتم بنقلك مع مجموعتك من وإلى المطار، أو مرافقتكم خلال جولتكم في بلد الوجهة.

 

اعتمد على “airssist” في سفر الشركات:

تقدم “airssist” عروضاً مميزة لسفر الشركات، وتوفر لهم باقات متنوعة من خدمات المطار الفاخرة التي تمنحهم رحلة سفر سلسة وسهلة وسريعة عبر المطار، وتساعدهم على إنهاء إجراءات السفر الخاصة بهم بأسرع وقت ممكن.

وتشمل الخدمات التي توفرها “airssist” للشركات، خدمة الاستقبال في المطار، حيث يستقبلكم مساعد شخصي محترف وخبير، ويساعدكم في التعامل مع إجراءات السفر الخاصة بكم وإنهائها بسهولة وسرعة من خلال خدمة المسار السريع، ثم يرشدكم إلى صالات الانتظار في المطار.

وإذا كنتم ترغبون برحلة أكثر خصوصية بعيداً عن حشود المسافرين، يمكنكم حجز خدمة الوصول إلى صالة كبار الشخصيات الخاصة، حيث يرافقكم المساعد الشخصي إلى الصالة عبر ممر سري خاص بعيداً عن ازدحام المبنى الرئيسي للمسافرين، ويساعدكم في إنهاء إجراءات السفر بشكل منفصل وخاص، ثم يمكنكم الراحة والاسترخاء والاستمتاع بالخدمات والمرافق الفاخرة للصالة.

ولا داعي للقلق فيما يتعلق بآلية الانتقال من وإلى المطار، حيث أن خدمة التوصيل مع سائق خاص توفر لكم مجموعة من السيارات الفاخرة ومنها الحافلات، مع سائق محترف وخبير بالطرق والمسارات، بحيث يرافقكم طوال رحلتكم، ويعمل على نقلكم إلى وجهتكم بأعلى درجات الأمان والراحة والخصوصية.

 

في الختام، يشكل سفر الشركات تجربة فريدة وإيجابية، ولكنه أكثر صعوبة عندما يتعلق الأمر بالسفر عبر المطارات الكبيرة والمزدحمة. ولكن بالاعتماد على “airssist” ستحصل على رحلة جماعية ممتعة وسهلة منذ بداية دخولك المطار وحتى الوصول إلى وجهتك، كما يمكنك الاستعانة بخدمة سيارة الليموزين الفاخرة مع سائق خاص والتي ستمنحك الراحة والاطمئنان في رحلتك.

    أرسل لنا طلبك

    نالت شركة airssist على ثقة المسافرين من جميع أنحاء العالم مع تصنيف 4.9 على google و Trust pilot!

    airssist app