كم مرة تخطط لرحلات العمل؟ ما أفضل طريقة يمكنك فيها التخطيط لرحلة عمل ناجحة؟ كم مرة تأثرت أعمالك بسبب إلغاء الرحلات الجوية؟
يعد سفر الأعمال أكثر من طلب إجازة، بل يعتبر العديد من الأشخاص رحلات العمل حدثاً منتظماً. وعند التخطيط لرحلات العمل، تحتاج إلى ما هو أهم من مجرد طلب الإجازة وحزم الأمتعة وحضور الاجتماعات، تحتاج نظاماً متكاملاً لتحصل على رحلة عمل ناجحة.
سواء كان هدفك من رحلة العمل هو زيارة العملاء والموردين، أو الاجتماعات الداخلية، أو الجلسات التدريبية، أو المعارض التجارية، أو سفر الاجتماعات والحوافز والمؤتمرات والمعارض “MICE”، أو الترويج لمنتجات حالية أو جديدة، مهما كان الهدف، فإن “airssist” من خلال خدمة الاستقبال والترحيب توفر لك أفضل الخدمات والنصائح لسفر أعمال ناجح.
أفضل 10 نصائح لرحلة عمل يمكنك اتباعها :
إليك أهم 10 نصائح يمكنك اعتمادها لتحقيق أقصى استفادة من رحلة العمل الخاصة بك، سواء كانت مؤتمراً أو معرضاً تجارياً أو لقاء مع عميل أو حدثاً مهماً للشركات:
1- تعرف على المنطقة المحيطة للفندق الذي تقيم فيه:
اطلع على المنطقة المحيطة بالفندق الذي ستمضي رحلتك فيه لتحقيق أقصى استفادة ممكنة من إقامتك في الفندق، وتحويل رحلة العمل الخاصة بك إلى إجازة ممتعة، وإذا كان فريقك سيتجول سيراً على الأقدام، فمن المهم التحقق من أن المنطقة آمنة.
2- احزم أمتعتك بذكاء:
لا تتجاوز متوسط رحلات العمل أسبوعاً واحداً، وبالتالي لا داعي لإحضار الكثير من الأشياء، ويمكنك حزم كل ما تحتاجه في حقيبة يد واحدة، واستغلال كل جزء من الحقيبة لتوفير المساحة. ويمكن تلخيص الأشياء الضرورية التي يجب إحضارها معك بما يلي:
- وثائق السفر الخاصة بك (جواز السفر، بطاقة الصعود إلى الطائرة..).
- بطاقات الائتمان (سواء الشخصية أو الخاصة بالعمل).
- الهاتف المحمول والشاحن.
- جهاز الحاسوب المحمول أو جهاز لوحي، ومحوّل كهربائي في حال كنت تسافر في رحلة دولية.
- إحضار عدد محدود من الملابس، قد تشمل ملابس مريحة للسفر، وزوج من الأحذية الرياضية، وملابس العمل المناسبة للاجتماعات والمؤتمرات.
- كل ما يمكن أن تحتاجه في الاجتماعات أو المؤتمرات.
- مستلزمات النظافة الشخصية (فرشاة الأسنان، فرشاة الشعر..).
3- تحسين تجربة السفر الخاصة بك في المطار:
اجعل رحلة عملك أكثر راحة وسلاسة من خلال تحسين تجربة السفر الخاصة بك بدءاً من وصولك إلى المطار وحتى صعودك إلى الطائرة، ويمكنك جعل تجربتك أكثر متعة من خلال الاستفادة من صالات المطار، والتي تشكل مكاناً هادئاً لرجال الأعمال، حيث يستطيعون الراحة والاسترخاء أو إكمال عملهم دون انقطاع.
ويمكنك تحسين تجربتك في المطار من خلال “airssist” التي تقدم خدماتها لرجال الأعمال في أكثر من 700 مطار حول العالم، وأهمها خدمة الاستقبال والترحيب التي تمنح رجال الأعمال وصولاً إلى صالات الانتظار في المطار.
وتتضمن صالات المطار مجموعة من المرافق المزودة بوسائل الراحة المجانية مثل الطعام والوجبات الخفيفة الفاخرة، والبارات المليئة بالمشروبات، ومرافق الاستحمام الحديثة، وشبكة الإنترنت السريعة، ومنافذ شحن الأجهزة الإلكترونية، ومساحات العمل المريحة.
وتقدم “airssist” خدمة التوصيل مع سائق خاص لرجال الأعمال، التي توفر لهم النقل من/ إلى المطار، وخدمة النقل ليوم كامل داخل المدينة، وخدمة النقل من نقطة لأخرى. وتتيح “airssist” من خلال خدمة التوصيل مع سائق خاص لرجال الأعمال فرصة الاختيار بين مجموعة من المركبات الفاخرة، مع سائقين محترفين متعددي اللغات.
وتوفر خدمة “airssist” للتوصيل مع سائق خاص خدمة إضافية لرجال الأعمال، حيث تقدم لهم خدمة طباعة شعار الشركة الخاصة بهم على سيارة الليموزين الفاخرة التي تنقلهم من المطار إلى وجهتهم وبالعكس، أو يمكن وضع أعلام تحمل شعار الشركة على سيارة الليموزين.
4- ضع عامل الوقت في اعتبارك:
حاول الوصول إلى وجهتك مبكراً، حيث يمكنك الاستقرار وتناول الطعام أو أخذ قسط من الراحة قبل بدء عملك.
5- نظم خطة واضحة لرحلتك:
ضع خطة عمل واضحة لرحلتك والتزم بها واتبعها لتحصل على رحلة عمل مثمرة، واستخدم هذه الخطة للبقاء منظماً وتسجيل المعلومات المهمة مثل تفاصيل حجز الفندق الخاص بك، وأسماء الأشخاص الذين ستقابلهم.
لضمان رحلة خالية من التوتر وتجاوز المشكلات الطارئة، امنح نفسك وقتاً إضافياً احتياطياً لأجل الراحة، أو الاجتماعات التي قد تتجاوز الوقت المحدد لها، أو التأخير الذي قد يحدث بسبب حركة السير.
6- جهز خططاً احتياطية للترتيبات المهمة:
كن مستعداً للتغييرات المستقبلية التي تطرأ بشكل مفاجئ، والتي قد تؤثر على رحلة عملك وتسبب في تغيير خطتك. لذلك حاول توقع هذه التغييرات قدر الإمكان، وجهز خطة بديلة لتدارك الأمر.
وحاول الاحتفاظ بالخطط البديلة في متناول يدك، مثلاً احتفظ بجدول زمني لحجوزات الفنادق الاحتياطية، ورحلات العودة البديلة إلى المنزل، وخدمات سيارة الليموزين المحلية.
7- الطيران المباشر بدون توقف:
ابحث عن الرحلات المباشرة إلى وجهتك بدون توقف، بحيث يستغرق السفر منك وقتاً أقل، وتصل براحة. وتساعدك الرحلات المباشرة على تجنب سيناريوهات تأخير الرحلات أو إلغائها، والحجز الزائد، وفقدان الأمتعة.
8- حمل التطبيقات المفيدة لك في رحلتك:
تساعدك التطبيقات على القيام بالأشياء بطريقة أبسط، مثل برامج إدارة السفر والنفقات لشركتك، والبرامج التي تربطك مع مزودي خدمات الفنادق وتأجير السيارات، وهناك بعض التطبيقات المفيدة لرجال الأعمال، التي تساعدهم على حجز غرف العمل المشتركة وغرف الاجتماعات.
ويمكنك أيضاً تحميل تطبيق “airssist” الذي يعمل على نظامي التشغيل أندرويد وأبل، ويساعدك التطبيق في الاطلاع على خدمات الكونسيرج والمساعدة والاستقبال في المطارات حول العالم، ويمكنك حجز خدمة “airssist” للاستقبال والترحيب في رحلتك القادمة، وتحسين وتسريع تجربة السفر الخاصة بك وتخطي طوابير الانتظار الطويلة والمزدحمة.
9- جدولة بعض الاجتماعات عبر الإنترنت لملء وقتك في المطار:
خطط لإجراء بعض الاجتماعات عبر الإنترنت لتمضية الوقت أثناء انتظار رحلتك في المطار. ويتوفر في الوقت الحالي مجموعة من حلول مؤتمرات الويب التي تتيح لرجال الأعمال مواصلة عملهم وتعاونهم مع زملائهم خارج المكتب.
ولكن إذا كنت تسافر في رحلات عمل بشكل منتظم، عليك الاستثمار في نظام مؤتمرات ويب أكثر شمولاً، بحيث يوفر لك ميزات إضافية مثل مشاركة الشاشة ومكالمات الفيديو والدردشة الفورية، ويمنحك تدفق بيانات غير محدود.
10- شراء التذاكر القابلة للاسترداد:
تتغير الأمور بسرعة في عالم الشركات، وبالتالي قد تتغير ظروف العمل وتضطر إلى إعادة جدولة الرحلات والاجتماعات في وقت آخر، لذلك حاول تجنب خسارة المال في حال إلغاء رحلتك أو تغيير موعدها من خلال شراء التذاكر القابلة للاسترداد، وسيقدر لك رئيسك في العمل حرصك على توفير المال للشركة.
اعتمد على “airssist” مهما كانت وجهتك..!
تقدم “airssist” مجموعة متكاملة من خدمات المطار حول العالم، لذلك، سواء كنت من عشاق السفر مع عائلتك الكبيرة، أو زوجان يحتاجان إلى رحلة رومنسية، أو من كبار الشخصيات “VIP”، أو أحد كبار الشخصيات والمسافرين”VVIP”، أو رجل أعمال يسافر لحضور مؤتمر أو حدث ما، أو مجرد مسافر يقضي إجازته السنوية.. مهما كان الغرض من سفرك ومهما كانت وجهتك، لا داعي للقلق معنا لأننا في “airssist” نوفر لك أفضل خدمات المطار بحرفية واهتمام.
لدينا في “airssist” كل ما يمكن أن تحتاجه من خدمات المطار، وسنمنحك مع موظفيك خدمة فاخرة مخصصة لرجال الأعمال من كبار الشخصيات، مقابل تكاليف تعتبر بسيطة في حال مقارنتها مع مستوى الخدمات المقدمة.