ما الأخطاء التي يجب على رجال الأعمال تجنبها في المطار؟

بالنسبة لرجال الأعمال الذين يتطلب عملهم السفر المتكرر، فإن المطار لا يمثل لهم مجرد محطة عبور، بل هو امتداد لمكتبهم واستكمال لمهامهم المستعجلة واجتماعاتهم الطارئة. وبما أن الوقت هو المال في عالم سفر رجال الأعمال، فإن الأخطاء البسيطة في إجراءات السفر، يمكن أن تؤدي إلى ضياع ساعات ثمينة، وإلغاء اجتماعات، أو حتى خسارة صفقات.

وهذه الأخطاء المتعلقة بإجراءات المطار بدءاً من تسجيل الوصول الأمني حتى بوابات الصعود إلى الطائرة، قد لا تظهر تكلفتها مباشرة في حسابك البنكي، لكنها عبارة عن تكلفة خفية ستدفع ثمنها من طاقتك وتركيزك وربما لاحقاً من عملك واسمك.

ولسوء الحظ يقع الكثير من رجال الأعمال المسافرين في هذه الأخطاء البسيطة والمكلفة في آن معاً. لذلك، يسلط المقال التالي الضوء على الأخطاء الأكثر شيوعاً التي يرتكبها رجال الأعمال في رحلات السفر التجاري، ويرشدك إلى كيفية تجنبها لضمان رحلة عمل مثمرة ومريحة من البداية.

1- التخطيط الزائد للرحلة:

بقدر أهمية التخطيط المبكر والمسبق لجميع أنواع الرحلات سواء الترفيهية أو بغرض العمل من خلال إعداد برنامج واضح يتضمن فترات زمنية محددة للنوم والعمل وتناول الطعام والتنقل. من جهة أخرى، قد يسبب لك الإفراط في التخطيط ضغطاً متزايداً، ويقف حائلاً أمام الاكتشافات العفوية أو الاسترخاء المهم لاستعادة النشاط. لذلك، اترك مساحة في جدولك الزمني للراحة، وتجنب جدولة الاجتماعات أو الفعاليات بشكل متتال دون فواصل.

2- تسجيل الوصول في المطار:

إن تسجيل الوصول المبكر عبر الإنترنت يوفر عليك الوقت والجهد، يمكنك الدخول إلى موقع شركة الطيران أو تطبيقها الإلكتروني وإدخال رقم الحجز الخاص بك لإنهاء إجراءات تسجيل الوصول عبر الإنترنت وطباعة بطاقة الصعود إلى الطائرة قبل 24- 48 ساعة بحسب أنظمة شركة الطيران.

وتساعدك هذه الميزة على تجاوز الصفوف الطويلة عند منصات تسجيل الوصول والانتقال مباشرة إلى منصة تسليم الأمتعة في حال كان لديك أمتعة مسجلة، أو إلى شبابيك التفتيش الأمني في حال كنت تحمل حقيبة يد فقط، كما تمنحك فرصة اختيار مقعدك والحصول على بعض المزايا الإضافية الأخرى.

3- الإفراط في التعبئة:

من الطبيعي والمفهوم جداً أن تحاول الاستعداد لأي طارئ من اجتماعات أو فعاليات. لكن، لا تفرط في تعبئة حقيبة سفرك، لأن الإفراط في التعبئة قد يؤدي إلى انتظار في طوابير طويلة ومزدحمة لاستلامها وربما دفع رسوم إضافية على الوزن الزائد، إضافة إلى فوضى عارمة في الفندق.

لذلك، ضع قائمة مرجعية لحزم أمتعتك في رحلة العمل تتضمن الأساسيات، وراجع مسبقاً برنامج الرحلة وتأكد من أن لديك كل ما تحتاجه لمختلف المناسبات، وتحقق من نشرة الطقس لاختيار الملابس الملائمة، وحاول قدر الإمكان السفر بحقيبة يد محمولة فقط.

4- عدم الاستعداد لإجراءات التفتيش الأمني:

إذا لم تكن ترغب في إضاعة الكثير من الوقت عند شبابيك التدقيق الأمني، حاول الاستعداد جيداً لهذه المرحلة، من خلال تجهيز أوراقك ومستنداتك الثبوتية في متناول اليد، ووضع أجهزتك اللوحية ضمن صندق منفصل للمرور عبر جهاز الفحص، ونزع حذائك وسترتك وحزامك وأي أغراض معدنية أخرى ووضعها ضمن صندوق آخر. ولا تنس حجز خدمة المسار السريع التي تتيح لك إنهاء هذه الإجراءات بسلاسة وسرعة عبر المرور في مسارات منفصلة عن المسافرين الآخرين.

5- عدم الاستفادة من تأمين السفر بغرض العمل:

يوفر تأمين السفر بغرض العمل حماية مالية في حالات الطوارئ الطبية، أو فقدان الأمتعة والمتعلقات والوثائق الشخصية، أو تأخر الرحلات أو إلغائها. وإن عدم الاشتراك في تأمين السفر قد يؤدي إلى خسارة مالية في حال تعرضك لإحدى المشكلات السابقة خلال رحلة العمل الخاصة بك.

6- عدم حجز الرحلات الجوية المباشرة:

قد تكون رحلات العبور (الترانزيت) أقل تكلفة، إلا أن الرحلات الجوية المباشرة تمنحك وصولاً سريعاً إلى وجهتك، وتقلل من خطر التأخير أو فقدان الأمتعة بسبب الانتقال بين عدة رحلات ومطارات وأحياناً شركات الطيران.

وتجنب أيضاً الرحلات الأقل تكلفة لأنها تعني تجربة سفر مليئة بالتعقيدات، وانتبه لسمعة شركة الطيران والتكاليف الإضافية، لأن الرحلة الرخيصة قد تعني أحياناً دفع رسوم إضافية لاختيار مقعدك، أو تسجيل أمتعتك.

7- عدم الاستعانة بخدمات المطار:

إن حجز خدمات المطار الفاخرة في رحلات السفر التجاري لا يشكل إهداراً للمال أو تكلفة إضافية وإنما هو استثمار ذكي في وقتك وجهدك وكفاءة رحلتك، إذ تضمن لك هذه الخدمات تجربة سفر سلسة، ووصولاً مريحاً إلى وجهتك بكامل طاقتك وتركيزك.

كيف يمكنك تجنب الأخطاء الشائعة في المطار؟

يمكنك تجنب الأخطاء التي تستهلك الوقت وتستنزف الطاقة خلال رحلات العمل من خلال تغيير نظرتك إلى خدمات المطار الفاخرة والتعامل معها على أنها ميزة إضافية وأدوات استثمارية لرحلة عمل تجارية تضمن من خلالها الوصول صافي الذهن إلى وجهتك للانطلاق مباشرة نحو اجتماعك أو مؤتمرك أو عملك.

تساعدك خدمات الكونسيرج من “airssist” على تجاوز طوابير الانتظار المزدحمة عند منصات تسجيل الوصول في حال لم تتمكن من إنهاء هذه الإجراءات إلكترونياً عبر الإنترنت. وتجعل عملية التفتيش الأمني أكثر سلاسة من خلال المرور عبر مسارات منفصلة عن المسافرين الآخرين.

وفي حال كنت مضطراً للسفر عبر رحلات الترانزيت، فإن خدمة الاستقبال والترحيب بمساعدها الشخصي يضمنان لك اللحاق برحلتك التالية في موعدها المحدد وبدون تأخير، وإذا كان لديك فترة توقف طويلة، تمنحك خدمة الاستقبال والترحيب وصولاً إلى صالات الانتظار للراحة والاسترخاء.

إذا كان لديك اجتماع عمل مفاجئ، أو مهمة بحاجة إلى استكمال أو تعديل، فإن خدمة صالة كبار الشخصيات تمنحك الجو الملائم والمكان المناسب لذلك. تساعدك هذه الخدمة على إنهاء إجراءات السفر الخاصة بك بسرعة وسلاسة عبر منصات منفصلة ضمن الصالة، وتوفر لك غرف اجتماعات ومؤتمرات ومكاتب عمل ومساحات هادئة مجهزة بكل ما يمكن أن تحتاجه لاستكمال مهامك.

وتذكر أن رحلتك الفعلية تبدأ وتنتهي عند عتبة الباب، وليس عند بوابة الطائرة. لذلك، يعتبر الانتقال من المطار إلى الفندق أو قاعة الاجتماعات والعكس، من أهم المراحل التي يمكن أن تسبب لك ضغوطاً أو تأخيراً غير مخطط له. لذا، توفر لك “airssist” خدمة النقل والتوصيل عبر سيارة ليموزين فاخرة مزودة بسائق شخصي يستقبلك فور وصولك ويرافقك طوال رحلتك، أو يكتفي بإيصالك إلى وجهتك بحسب رغبتك.

الأسئلة الشائعة حول سفر رجال الأعمال:

1- هل هناك تأمين سفر خاص بالمسافرين من رجال الأعمال؟

نعم، هناك تأمين سفر خاص بالأعمال، وهو مصمم لتغطية احتياجات الأفراد الذين يسافرون بشكل متكرر لأغراض مهنية أو تجارية. ويغطي تأمين السفر لأغراض العمل الخسائر الاقتصادية التي قد تحدث أثناء رحلات العمل، ويشمل عادة التكاليف الطبية، وإلغاء الرحلات، وفقدان الأمتعة، وإخلاء الملاجئ، وغيرها من مخاطر السفر.

2- كيف يمكن جعل رحلات العمل أكثر استدامة؟

اعتمد على رحلات الطيران المباشرة للتقليل من عدد عمليات الإقلاع والهبوط وتخفيض الانبعاثات الكربونية، واعتمد على بدائل النقل الصديقة للبيئة مثل القطار، واختر الفنادق والمطاعم ذات الممارسات الداعمة للبيئة، وحاول الاستغناء عن الأوراق في رحلتك والاعتماد على وثائق السفر الإلكترونية، واحمل معك زجاجة مياه قابلة لإعادة التعبئة والاستخدام.

3- ما هي النفقات التي يتم تغطيتها خلال رحلة العمل؟

يفضل الاطلاع على نفقات السفر التي يتم تغطيتها في رحلات العمل ضمن سياسة السفر الخاصة بشركتك. وبشكل عام، يتم تغطية المواصلات، والرحلات الجوية، وسيارات الأجرة، والإقامة، والوجبات، والتكاليف الإضافية. وتختلف حدود النفقات التي يتم تغطيتها بحسب الوجهة وسياسة الشركة.

4- ما هي النفقات التي لا تغطيها الشركات في رحلات العمل؟

النفقات الشخصية مثل الهدايا التذكارية أو الأنشطة الترفيهية الإضافية، وكذلك ترقية الخدمات في الفنادق، مثل الأجنحة (Suites) أو خدمات الغرف الخاصة. حاول فهم سياسات الاسترداد الخاصة بشركتك لمعرفة النفقات التي لا تغطيها الشركة في رحلات السفر التجاري.