دليلك الشامل حول إدارة سفر الشركات

يشكل سفر الشركات مغامرة مذهلة وهو أكثر متعة من السفر الفردي، ولكنه يتطلب تنظيماً دقيقاً حتى تسير الرحلة كما هو مخطط لها بعيداً عن المشاكل والصعوبات. ونظراً لاختلاف احتياجات الوفود والمجموعات في سفر الشركات عن الأفراد المسافرين لوحدهم، ستحتاج إلى اتباع أسلوب مختلف في التخطيط لرحلة العمل الخاصة بك.

ومؤخراً، باتت العديد من الشركات التجارية تتجه نحو سفر الشركات، حيث يمكنها زيادة أرباحها بما يصل إلى 12.5 دولار مقابل كل دولار واحد يتم إنفاقه على رحلات العمل عند التخطيط لها وتنفيذها بشكل جيد. ولتعظيم العائد من الرحلات التجارية يجب على الشركات تقليل التكاليف المرتبطة بهذه الرحلات.

لذلك، يشكل المقال التالي دليلاً نهائياً حول إدارة سفر الشركات، لمساعدتك في تنظيم رحلات العمل على نحو يحقق لك الأهداف المرجوة منها، خاصة مع ميل رجال الأعمال في الوقت الحاضر إلى الحجز الذاتي وغيره من أشكال التخطيط المستقل للسفر.

ما هي إدارة سفر الشركات؟

هي العمليات التي تتحكم من خلالها الشركات في مراقبة وتنظيم مصروفات سفر الموظفين والتأكد من التزامهم بسياسة الشركة، وتشمل هذه العمليات الرفض أو الموافقة على خطط السفر، وترتيب مسارات الرحلة، وشراء التذاكر، ومراجعة تقارير النفقات.

وتضم عادة الشركات الكبيرة قسماً منفصلاً مخصصاً لإدارة السفر، بينما تكلف الشركات الصغيرة أقسام الموارد البشرية والمحاسبة بهذا النوع من المهام، في حين، تستعين بعض الشركات بأخرى خارجية لإدارة السفر وتنفيذ هذه المهام نيابة عنها.

ويستخدم مصطلح إدارة سفر الشركات “CTM” عادة لوصف برامج مخصصة للشركات الكبيرة التي تتحكم في نفقات السفر لموظفيها، ويمكن أيضاً للشركات الصغيرة الاستفادة من هذا النوع من البرامج.

ما هي مهام موظف أو وكيل إدارة سفر الشركات؟

سواء عيّنت وكيلاً داخلياً لإدارة سفر الشركات، أو استعنت بشركة خارجية لإدارة السفر، فإن مهام هؤلاء الموظفين والوكلاء متشابهة جداً، وإليك أبرز المسؤوليات التي تقع على عاتق موظفي إدارة سفر الشركات:

1- إدارة مسار الرحلة:

عند حجز رحلتك مع شركة الطيران مباشرة أو الاستعانة بخدمة التذاكر الإلكترونية، من المتوقع أن يتم فرض رسوم عالية مقابل أي تغييرات على مسار الرحلة، وبما أن تغيير مواعيد السفر هو أمر يصعب تجنبه في عالم الأعمال، لذلك، يجب عليك الاستعانة بوكيل سفر الشركات، الذي يكون قادراً على إجراء التغييرات اللازمة دون دفع أي رسوم إضافية، نظراً لخبرته الكبيرة في مجال السفر والرحلات.

2- البحث عن أفضل الأسعار:

يعتبر إيجاد أفضل الأسعار والتفاوض مع مقدمي الخدمات جزءاً رئيسياً من إدارة سفر الشركات، ويتمتع وكلاء السفر بخبرة كافية في التفاوض نظراً لتعاملهم اليومي والمستمر مع مختلف قطاعات صناعة السفر، وبالتالي، ستجدهم قادرين على العثور على أفضل الأسعار أو الحصول على خصومات خاصة للرحلات.

3- ترتيب أماكن إقامة مناسبة:

وهي مسؤولية أخرى مهمة من مسؤوليات موظف إدارة السفر للشركات، حيث يبحث عن جميع الخيارات المتاحة بالسعر المناسب، بما في ذلك دور الضيافة والبيوت الشبابية والفنادق، وبذلك، يستطيع العثور على أفضل أماكن الإقامة دون تجاوز الميزانية المحددة.

4- ترتيب وسائل النقل:

يعتبر ترتيب وسائل النقل من أهم جوانب تخطيط السفر للشركات وإدارته، ويهتم وكيل السفر بتنظيم احتياجاتك المتعلقة بالنقل مسبقاً مثل حجز رحلات الطيران الخاصة بك، وتنظيم تأجير السيارة، وترتيب نقل المطار، وشراء تذاكر القطار، وغير ذلك من التفاصيل المرتبطة بوسائل النقل.

5- تنظيم اجتماعات وفعاليات العمل:

تستغرق عملية تنظيم الفعاليات السنوية أو الاجتماعات في الخارج وقتاً وجهداً ومالاً، لذلك، إن توظيف وكيل سفر الشركات سيقلل من هذه التكاليف، ويجعل فعاليات العمل الخاصة بك أكثر ربحية، حيث سيتولى موظف إدارة السفر التفاوض بشان أسعار قاعات الاجتماعات والمطاعم والفنادق، وخدمات النقل، والمعدات السمعية والبصرية، وغيرها من التفاصيل اللوجستية المهمة.

6- التحكم بتكاليف السفر:

وهي المهمة الرئيسية لموظف سفر الشركات، حيث يمتلك الخبرة الواسعة للتعامل مع هذه المهمة، مايؤدي إلى خفض التكاليف وتحسين العلاقات التجارية مع الالتزام بسياسات سفر الشركة.

7- حجز خدمات الكونسيرج والمساعدة والاستقبال في المطار:

إذا كان موظف إدارة السفر للشركات يسعى وراء رحلة أكثر متعة وسلاسة، فإن الراحة في سفر الشركات تبدأ من المطار، من خلال حجز خدمات الكونسيرج والمساعدة والاستقبال للحصول على رحلة عمل سهلة ومريحة، ما يساعد على تجاوز الإجراءات الصعبة والروتينية في المطار وتخطي الطوابير الطويلة والمزدحمة، والوصول إلى وجهتك براحة وأناقة.

الأهداف الرئيسية لإدارة سفر الشركات:

تجد بعض الشركات أن برامج إدارة سفر الشركات مهمة جداً، حيث تعتبر رحلات العمل ضرورية لنجاح الشركة والموظفين. ورغم شيوع مؤتمرات الفيديو، إلا أنها لا تشكل بديلاً عن التواصل وجهاً لوجه مع العملاء المحتملين لبناء العلاقات معهم وتطويرها وتحويلهم إلى عملاء حقيقيين.

وإليك أهم مزايا برامج إدارة السفر للشركات:

1- إجراءات خفض التكلفة:

يمتلك وكلاء وخبراء إدارة سفر الشركات معرفة أكبر في مجال رحلات العمل مقارنة مع الموظف العادي، ويكونون أكثر قدرة على التفاوض والعثور على أفضل أسعار الرحلات الجوية والفنادق والتأمين وغيرها من النفقات المرتبطة بالسفر.

2- توفير الوقت:

يستهلك تنظيم رحلة العمل وقتاً وجهداً كبيراً، خاصة في حال سفر الموظفين المستمر، وهنا، تتحمل فرق إدارة سفر الشركات مسؤولية تنظيم هذه الرحلات نيابة عن الموظفين الآخرين أو القسم المالي، ما يتيح للجميع التركيز على مهامهم الخاصة.

3- ضمان تطبيق السياسات:

يمكن لموظفي إدارة سفر الشركات المساعدة في ضمان تطبيق سياسات ولوائح السفر الخاصة بالشركة، ما يسمح للشركات بالامتثال لقيود الإنفاق على الفنادق والسيارات وتذاكر الطيران وشروط البائعين وغيرها من العوامل.

6 مراحل لإدارة سفر الشركات:

كانت عملية إدارة سفر الشركات تقتصر سابقاً على مرحلتين فقط هما حجز الرحلات الجوية والفنادق، ثم تطورت إلى 6 مراحل نتيجة زيادة الطلب على تخصيص سفر الشركات، حيث بات الموظفون يبحثون عن وسائل راحة ومساعدة إضافية أثناء تواجدهم خارج المكتب في رحلات العمل.

وبناء على ما سبق، إليك المراحل الست لإدارة سفر الشركات:

1- وضع سياسة سفر الشركات:

تعتبر سياسة إدارة سفر الشركات حجز الزاوية في عملية إدارة سفر الشركات بأكملها، حيث تحدد كيفية سفر الموظفين على مختلف المستويات، وأماكن إقامتهم، ومخصصاتهم اليومية، وغيرها. لذلك، يجب أن تكون استراتيجية سفر الشركات فعالة من حيث التكلفة دون المساومة على سلامة وراحة الموظفين، وأن تكون واضحة ومفهومة بالنسبة للموظفين لتجنب المخالفات.

ويمكنك الاستعانة بشركة إدارة سفر الشركات لمساعدتك في تطوير استراتيجية لتحسين مصروفات السفر وتحقيق أهداف رحلة العمل، وضمان سلامة وراحة الموظفين.

2- حجوزات الرحلات الجوية والفنادق:

تتحمل إدارة سفر الشركات مسؤولية حجز الرحلات الجوية والفنادق للموظفين، إذ يقع على عاتق مدراء السفر مهمة العثور على رحلات جوية وفنادق آمنة ومريحة للموظفين، بشرط أن تتوافق هذه الحجوزات مع سياسات الشركة.

وفي الماضي، كانت الشركات تبحث عن الرحلات الجوية والفنادق عبر مواقع شركات السفر الإلكترونية “OTA”، وكان الأمر يتطلب مقارنة الأسعار والعثور على أفضل الخيارات، ما يشكل مضيعة للوقت والجهد.

أما الآن، أصبحت شركات إدارة سفر الشركات توفر منصة واحدة تجمع بين حجز الرحلات الجوية والفنادق، وتمنح الموظفين فرصة الوصول إلى هذه المنصة لحجز رحلاتهم وإقاماتهم بأنفسهم، مع التأكد من اتباع سياسات الشركة والالتزام بالميزانية.

3- مساعدة المسافرين:

تعتبر مساعدة الموظفين المسافرين من أهم جوانب إدارة سفر الشركات، حيث يحتاج الموظفون خلال رحلات العمل إلى مساعدة في إيجاد أقصر الطرق للوصول إلى مكان الاجتماع، وآلية استخدام وسائل النقل العامة للانتقال ضمن المدينة، وأهمية الالتزام بقيود السفر مثل التأشيرات والفحوصات الطبية، وكيفية التصرف في حالات الطوارئ.

وفي هذه الحالة، يمكنك الاستعانة بشركة إدارة سفر الشركات لمساعدة موظفيك خلال رحلتهم، حيث توفر لهم فريق خدمة عملاء مخصص يمكنهم التواصل معه عند وجود أي تعديلات في اللحظة الأخيرة أو عند حاجتهم إلى مساعدة فورية.

وتوفر شركات إدارة سفر الشركات الحديثة روبوتات دردشة تعمل بالذكاء الاصطناعي، يمكنها تقديم المساعدة خارج ساعات العمل المعتادة، والتعامل مع استفسارات الطرق والوجهات والمواصلات وحالات الطوارئ العادية، وبالتالي، لا يشعر الموظف بالوحدة في رحلات العمل.

4- الخدمات الاستشارية:

لا تقتصر إدارة سفر الشركات على حجز الرحلات الجوية والفنادق فحسب، بل تشمل أيضاً تقديم خدمات استشارية للمسافرين من أجل رحلات عمل آمنة ومريحة، وتسهم هذه الخدمات في زيادة رضا الموظفين خلال رحلات العمل.

وهناك العديد من الأمثلة عن الخدمات الاستشارية، منها توفير معلومات عامة عن وجهة رحلة العمل، مثل عادات وتقاليد وجهة السفر، وآداب السفر الدولية، وتقييمات سلامة الموظفين، وغيرها.

وتشمل الخدمات الاستشارية أيضاً وضع خطة رعاية لتقليل المخاطر وضمان سلامة الموظفين. وتحديد قائمة لتقييم مخاطر السفر من خلال طرح أسئلة محددة حول الوجهة، وصحة الموظفين، والتدريب على حالات الطوارئ، وأمن البيانات.

5- تسهيل رحلات العمل:

خلال أيام العمل المزدحمة المليئة بالاجتماعات، تتسبب رحلات العمل والترتيبات المتعلقة بها في إحباط الموظفين، وقد ينسى الموظف في كثير من الأحيان التخطيط لرحلة العمل المجدولة القادمة، أو وضع خط سير شامل لرحلته.

لذلك، تسهم خدمات تسهيل رحلات العمل في تقديم دعم إضافي للموظفين بهدف تسهيل رحلاتهم، وجعل تجربة سفر العمل الخاصة بهم أكثر سلاسة وخالية من المتاعب.

وتشمل هذه الخدمات عادة، إدارة وتنظيم خط سير الرحلة، وتزويد الموظفين بالتحديثات المرتبطة برحلتهم مثل التأخير أو تغيير البوابة، وتتبع نفقات الموظفين عند السفر وتنبيههم في حال تجاوز الحد المسموح لهم.

ويمكن إدارة سفر الشركات باستخدام برامج إدارة السفر، والتي تتولى مسؤولية إخطار الموظفين بالرحلات القادمة للسماح لهم بالاستعداد في اللحظة الأخيرة، كما تساعد الموظفين على إنشاء خطوط سير متكاملة بناءً على الحجوزات، وتتيح لهم الوصول إلى إدارة إيصالات رقمية لإدراج الإيصالات في تقارير النفقات للموافقة عليها.

6- تحليل البيانات وإعداد التقارير:

تلعب بيانات مصروفات ونفقات السفر دوراً مهماً في فهم كيفية إنفاق الموظفين، والمجالات الرئيسية للتكلفة، وفرص التوفير والادخار، والتأكد من الالتزام والامتثال لسياسة سفر الشركات، ويعتبر تسجيل وتحليل هذه البيانات بشكل منتظم ضرورياً لمراقبة نفقات السفر وتعديل سياسة السفر بناءً على أسس سليمة.

وتوفر برامج إدارة سفر الشركات نوعين من تقارير مصروفات ونفقات السفر. النوع الأول، هو عبارة عن تقارير فورية لإظهار الحالة اللحظية والمباشرة للمصروفات، والثاني يضم تقارير شهرية أو ربع سنوية أو سنوية لعرض تطور سياسة السفر على مدار الوقت.

تحديات إدارة سفر الشركات:

تواجه إدارة سفر الشركات العديد من الصعوبات والتحديات، أهمها:

1- إدارة عدد كبير من طلبات السفر:

تعيّن معظم الشركات الكبيرة مدير سفر متخصص لمراقبة وإدارة سفر الشركات، بينما تعتمد الشركات الصغيرة والنامية على شخص ما في فريق الإدارة أو المالية لإدارة السفر، وتكون هذه واحدة من عدة وظائف ملتزم بها، الأمر الذي يشكل عبئاً كبيراً عليه، حيث يتلقى طلبات من جميع أنحاء الشركة، ولكن قد لا تتبع هذه الطلبات الإجراءات الصحيحة.

2- تتبع الموافقات:

تمثل الموافقات خطوات إضافية في عملية تستغرق وقتاً طويلاً بالأصل، وبالتالي، يحتاج موظف إدارة سفر الشركات إلى التحقق من اعتماد السفر من قبل الأشخاص المناسبين مثل رئيس الفريق أو المدير، وفي بعض الشركات، يتطلب الأمر التأكد من موافقة المدير التنفيذي.

3- السيطرة على المصروفات:

يعتبر السفر ضرورياً جداً لنمو الشركة، ولكنه يتطلب مصروفات وميزانية ضخمة، ورغم أن معظم المجموعات تنطبق عليها الخصومات والصفقات فيما يتعلق برحلات الطيران وأماكن الإقامة والأنشطة، ولكن، من الصعب الحفاظ على انخفاض تكاليف الرحلة، لذلك، يجب على موظف إدارة سفر الشركات البحث عن عن أفضل الطرق لخفض التكاليف من خلال حجز جميع عناصر الرحلة في وقت مبكر.

4- السماح للموظفين بحجز رحلاتهم بأنفسهم:

تكون عملية اتخاذ القرار مع مجموعة متنوعة من الأفراد أكثر صعوبة وتستهلك وقتاً طويلاً وقد تتطلب التسوية والتفاوض، خاصة فيما يتعلق بالأمور اللوجستية للرحلة.

في المقابل، كلما زادت فرصة الموظفين لترتيب سفرهم بأنفسهم، تراجع عبء العمل على موظفي الإدارة والمالية، حيث يرغب الموظفون عادة بإدارة سفرهم بأنفسهم كونهم يعتبرون رحلات العمل تجربة ممتعة وفرصة لزيارة مكان جديد، وبالتالي إن إلزامهم بخيارات معينة قد يقلل من مستوى المتعة لديهم.

5- المرونة:

قد يحد السفر مع الوفود والمجموعات الكبيرة من المرونة، باعتباره يتطلب التنسيق والتسوية، حيث يكون من الصعب استيعاب تفضيلات الجميع واختيار ما يناسب جداولهم الزمنية، كما يصعب تغيير الخطط في اللحظة الأخيرة.

ولكن، كما هو الحال في معظم سياسات الشركة، هناك حاجة إلى القواعد والقيود، لذلك، حاول أن تتيح مجموعة واسعة من خيارات السفر، على نحو يساعدك على توفير المال من جهة، والحفاظ على سعادة أعضاء الفريق الذين يستمتعون ببعض الحرية من جهة ثانية.

6- تقليل الأخطاء:

تكون الأخطاء مكلفة ومضيعة للوقت، وبعضها لا يمكن تصحيحها، مثل الفواتير المفقودة ومطالبات النفقات غير المكتملة وأنواع النفقات غير الصحيحة، وغير ذلك. لذلك حاول تجنب هذه الأخطاء والتقليل منها.

استراتيجيات التخطيط لإدارة سفر الشركات:

إليك بعض الاقتراحات والاستراتيجيات لمساعدتك على التخطيط لرحلات عمل ناجحة:

1- اختر أداة حجز ذكية:

مع ظهور خدمات الحجز عبر الإنترنت، بدأت الشركات في جميع أنحاء العالم باستخدام مواقع الويب العامة لحجز رحلات العمل. لذلك، يجب على الشركات اختيار منصة موثوقة وسهلة الاستخدام للحجز، والتي تعتبر خطوة أولى في إدارة السفر الحديثة.

2- مساعدة المسافرين على مدار الساعة:

قد يصعب عليك لوحدك تقديم المساعدة للمسافرين على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع. لذلك، ستحتاج إلى الاستعانة بشريك موثوق للقيام بذلك نيابة عنك.

3- تنظيم بيانات نفقات السفر واستخدامها في الوقت الفعلي:

لا تقتصر إدارة سفر الشركات الناجحة على الموظفين الإداريين في المكتب، بل تحتاج إدارة النفقات إلى تعاون وثيق بين قسمي الإدارة المالية والعمليات، للحصول على بيانات دقيقة وتحليلات قيمة عن نفقات السفر. كما يجب عليك إنشاء تقارير تحليلية تساعد الفريق المالي على تحديد الاتجاهات والثغرات وفرص تحسين الميزانية.

4- زيادة التنسيق بين قسمي الإدارة والمالية:

تسهم إدارة سفر الشركات الحديثة في تحقيق مساهمة إيجابية لكافة أقسام الشركة خاصة الأقسام المالية والإدارية. لذلك، يعد ضرورياً تحسين التنسيق بين قسمي الإدارة والمالية من خلال:

تحسين عملية الموافقات:

يعتبر تحسين عملية الموافقات من أهم الأمور في إدارة سفر الشركات الحديثة، حيث يجب أن يكون سير عملية الموافقات على رحلات العمل واضحاً ومباشراً، وخاضعاً لمشاركة فعالة وسلسة من قسمي الإدارة والمالية معاً.

سهولة الوصول إلى الفواتير:

يحتاج فريق المالية إلى الوصول لجميع الفواتير حتى يتمكن من مطابقة المصروفات وتحديد إجراءات استرداد واضحة، ويمكن تحقيق ذلك باستخدام منصة تجمع مصروفات ونفقات السفر في فاتورة شهرية واحدة.

تتبع الإنفاق بشكل فوري:

تسمح إدارة سفر الشركات الحديثة بتتبع إنفاق السفر بشكل فوري عن طريق دمج جميع المصروفات والنفقات على منصة واحدة، وتقدم هذه المنصة تقارير مفصلة حول الإنفاق، بحيث تكون الإدارة المالية قادرة على تحليل أنماط الإنفاق وتحديد مجالات التوفير المحتملة.

كما تتيح إدارة سفر الشركات الحديثة للموظفين وقسم المالية إمكانية تحديد الطريقة المفضلة لاستعراض تقارير الإنفاق، سواء تقرير شهري بالبريد الإلكتروني، أو تنزيل التقرير بشكل شخصي من المنصة، ما يسهم في توفير الوقت وملائمة جميع التفضيلات.

خفض تكاليف رحلات العمل:

تهتم إدارة سفر الشركات الحديثة بتوفير الوقت والمال على حد سواء، ولكن العديد من الشركات لا تزال تستخدم منصات حجز قديمة، والتي ترفع أسعار الرحلات بمعدل أعلى من سعرها الحقيقي.

لذلك، حاول إرضاء قسم المالية من خلال خفض تكاليف رحلات العمل واعتماد أسعار تنافسية تشبه تلك التي يحصل عليها العملاء العاديون.

 الأدوات الرئيسية لإدارة سفر الشركات:

برامج إدارة سفر الشركات هي أدوات برمجية مصممة خصيصاً لتنظيم رحلات العمل، بدءاً من الجدولة وترتيب الرحلات وصولاً إلى المتابعة وإعداد التقارير.

وتوفر هذه البرامج ميزات أخرى، منها أتمتة متطلبات إدارة سفر الشركات مثل حجز الرحلات والفنادق وتقديم التقارير، إضافة إلى تجميع فواتير ومقدمي خدمات السفر في مكان واحد، ما يسهل عملية المراجعة والمطابقة المالية.

وإليك أهم البرامج والأدوات اللازمة لإدارة سفر الشركات بفعالية ونجاح:

1- تعزيز تجربة السفر مع خدمات الكونسيرج والمساعدة والاستقبال في المطار:

تطبيق “airssist” (أبل/ أندرويد):

امنح شركة “airssist” فرصة استقبالك ومساعدتك في إنهاء إجراءات تسجيل الوصول والهجرة والجوازات والجمارك والأمن، والسفر براحة تامة من خلال خدمات الكونسيرج والمساعدة والاستقبال والتي تشمل، خدمة المساعد الشخصي، وحامل الأمتعة، وخدمة العربة المتميزة، وغير ذلك.

وتوفر لك خدمات الاستقبال والترحيب من “airssist” تجربة سفر فاخرة سواء في رحلات الوصول أو المغادرة أو العبور (الترانزيت)، ويمكنك الاستمتاع بمزايا هذه الخدمات حتى إذا لم تكن مسافراً على الدرجة الأولى.

2- أدوات حجز سفر الأعمال:

تطبيق “TravelPerk” (أبل/ أندرويد):

يجمع التطبيق بين العديد من شركات الطيران والفنادق والقطارات وغيرها في لوحة التحكم الخاصة به وتطبيق الهاتف المحمول، ما يقلل عدد المنصات التي يحتاج فريقك إلى زيارتها. وبالنسبة لقسم الإدارة المالية تكون الأمور أكثر سلاسة، حيث يساعدك حجز جميع رحلات العمل في مكان واحد على إدارة الحجوزات وإنشاء التقارير بسهولة.

تطبيق “Airbnb for Work” (أبل/ أندرويد):

يوفر لك التطبيق إمكانية حجز أماكن إقامة متنوعة لموظفيك المسافرين، ويتمتع بمجموعة ميزات منها:

• ترتبط الحجوزات بملف الشركة التجاري. لذلك، يستطيع أي عضو في الفريق حجز مكان الإقامة الذي يريده، ويمكن للفريق المالي لاحقاً جمع المعلومات وإنشاء الفاتورة دون الحاجة إلى متابعة أي شخص.
• لا يتيح تطبيق “Airbnb for Work” حجز أماكن الإقامة فحسب، بل يتيح أيضاً استئجار غرف اجتماعات وقاعات مؤتمرات ومساحات مكتبية مؤقتة.
• إذا كنت مسافراً مع مجموعة، يمكنك العثور على أنشطة رائعة لبناء الفريق باستخدام “Airbnb Experiences”.

تطبيق “TravelBank” (أبل/ أندرويد):

يشبه تطبيق  “TravelPerk”، حيث يمكنك البحث عن الرحلات وحجزها وإدارتها من البداية إلى النهاية عبر منصة واحدة، وبالتالي، يشكل نقطة اتصال واحدة لموظفيك لحجز الرحلات ودفع تكاليفها.

ويشتهر تطبيق “TravelBank” أيضاً بتقارير الإنفاق، إذ يتيح للمستخدمين التقاط صور إيصالات السفر المتعلقة بالرحلة أو وسائل النقل ومقارنتها مع الرسوم الموجودة على بطاقة الشركة الائتمانية.

موقع “Flightfox“:

تختص شركة “Flightfox” في إدارة رحلات السفر، وتقدم نظام إدارة سفر الشركات عبر الإنترنت، وتعتبر خياراً مثالياً في حال كنت تبحث عن مزيج بين خدمات وكالة سفر تقليدية مع راحة وأدوات إدارة حديثة عبر الإنترنت.

وتتيح لك شركة “Flightfox” إمكانية تقييم الرحلات القادمة من خلال الاطلاع على تفاصيل الرحلات المجدولة واختيار الخيار الأنسب، إضافة إلى تحميل سجلات المصروفات بسهولة لاستخدامها في تقارير النفقات.

تطبيق “Salestrip” (أبل/ أندرويد):

يعتبر التطبيق خياراً مميزاً لإدارة سفر الشركات، خاصة بالنسبة للفرق التجارية والمستشارين الذين يستخدمون نظام “Salesforce”، ويتميز التطبيق بإمكانية تتبع وإدارة الرحلات على مستوى إدارة علاقات العملاء “CRM”، ما يسمح لك بربط الرحلات بحسابات عملاء مختلفين.

3- تبسيط إدارة نفقات ومصروفات السفر:

تطبيق “Expensify” (أبل/ أندرويد):

يشكل المعيار الذهبي في مجال إدارة النفقات، وهو عبارة عن تطبيق للهاتف الذكي يُستخدم لتتبع النفقات بسهولة، من خلال تصوير الإيصال فقط، ثم يقوم التطبيق بإدخال البيانات نيابة عنك. ويوفر التطبيق الآن خيار بطاقة ائتمانية جديدة، ما يغني الموظفين عن الحاجة إلى تحميل إيصالات المعاملات الصغيرة.

تطبيق “Brex” (أبل/ أندرويد):

هو عبارة عن بطاقة ائتمانية مخصصة للشركات، وتناسب الشركات الناشئة والقائمة على حد سواء، وتعتبر البطاقة خياراً جذاباً لإدارة مصروفات السفر الخاصة بشركتك، إذ توفر العديد من المزايا مثل المكافآت الأعلى، والحدود الائتمانية الأكبر، وسهولة المراقبة والتحكم في جميع مصروفات الشركة بما فيها مصروفات السفر.

تطبيق “Spendesk” (أبل/ أندرويد):

يساعد التطبيق الشركات في تتبع وإدارة النفقات من خلال الجمع بين خدمات بطاقة الائتمان وبرامج إدارة المصروفات، ويتيح للشركات أيضاً تصنيف وفهرسة جميع المصروفات، ما يوفر بيانات قيمة تساعد على اتخاذ قرارات واضحة بشأن الميزانية.

أفضل النصائح اللازم اتباعها عند التخطيط لسفر الشركات:

إليك مجموعة من النصائح التي يجب عليك اتباعها والالتزام بها عند التجهيز لرحلات الوفود والمجموعات، وتشمل:

1- خطط مسبقاً لرحلتك:

حاول التخطيط مبكراً لرحلتك، ما يمنح جميع المسافرين فرصة اختيار الوقت المناسب للسفر، وبالتالي تقليل مخاطر حدوث أي تأخير أو إلغاء، لأن ترك الأمور إلى اللحظة الأخيرة يعني تفويت العديد من الصفقات المذهلة والعروض المناسبة لرحلات الطيران وحجوزات الإقامة.

وحاول تقسيم مسار الرحلة بحيث يتمكن كل فرد في المجموعة من اختيار شيء واحد يهتم به بشكل خاص، ما يضمن استمتاع جميع المسافرين بوقتهم، ولا تنس أهمية تحديد بعض أوقات الراحة حتى لا تستنفد طاقتك بشكل كامل.

2- حدد ميزانية رحلتك:

حاول تحديد ميزانية الرحلة بشكل تقريبي وتعيين مبلغ محدد وجمعه من الأفراد المسافرين، بحيث يمكنك استخدام المال المجموع في دفع تكاليف حجوزات الطيران والإقامة في الفنادق ووجبات الطعام والمشروبات ووسائل النقل وغيرها من التكاليف الأساسية اللازمة في أي رحلة.

وتذكر أنه قد تظهر بعض الأحداث غير المتوقعة وبالتالي قد تتجاوز النفقات ما هو مخطط لها، لذلك، تأكد أن كل فرد في المجموعة على دراية كاملة بالميزانية الإجمالية للرحلة، وأفسح المجال أمام بعض النفقات المفاجئة ما يساعدك على تجنب التوتر المتعلق بالمصاريف خلال الرحلة.

3- اختر الوجهة المناسبة:

ضع في اعتبارك الاهتمامات والتفضيلات المختلفة لأفراد المجموعة عند اختيار مكان الرحلة، وتأكد أن الوجهة التي اخترتها تقدم مجموعة متنوعة من الأنشطة والمعالم السياحية التي تناسب الأذواق المختلفة للأفراد المسافرين. ولا تنس التحقق من العادات المحلية لبلد الوجهة والتأكد من أي مخاوف تتعلق بالسلامة لضمان تجربة مريحة وممتعة للجميع.

4- احجز رحلة الطيران:

بعد اختيار الوجهة وتحديد الميزانية المتوقعة للرحلة، يجب عليك الآن البحث عن خيارات الطيران المتاحة إلى الوجهة المحددة مع أفضل العروض والخصومات التي يمكنك الحصول عليها، ويعتبر حجز رحلة الطيران العلامة النهائية للالتزام برحلة جماعية، بحيث يمكنك بعدها البحث عن أماكن الإقامة والتخطيط للأنشطة التي يمكنك ممارستها خلال الرحلة.

5- حدد تفاصيل رحلتك:

بعد تحديد الخط العام الذي ستسير به رحلتك، حاول التخطيط لتفاصيل الرحلة بما تشمله من أماكن الإقامة والأنشطة ووسائل النقل. عند اختيار أماكن الإقامة، فكر في مقدار الخصوصية الذي تبحث عنه مجموعتك، والموقع الذي ترغب بالتواجد فيه، لأن اختيار أماكن الإقامة المناسبة يمكن أن يؤدي إلى فشل الرحلة أو نجاحها. ويمكنك أن تمنح أفراد المجموعة فرصة التصويت على أماكن الإقامة بعد تضييق الخيارات المتاحة.

وفيما يتعلق بوسائل النقل، ابحث عن خيارات النقل المتاحة إلى مكان إقامتك، أو يمكنك حجز خدمة نقل ملائمة للمجموعة بما يتناسب مع الميزانية المحددة لوسائل النقل. وبالنسبة للأنشطة، اسأل مجموعتك عن الأشياء التي يرغبون باكتشافها في وجهتهم، ويمكن أن تشمل الأنشطة الجولات المجانية والمشي وسط الطبيعة والمطاعم العصرية والمتاحف ورحلات القوارب وغيرها.

6- احجز خدمات المطار الفاخرة:

تمنحك خدمات المطار رحلة مريحة وممتعة وتجعل تجربة السفر الجماعي الخاصة بك مميزة وفاخرة، حيث تساعدك على توفير الوقت وتقليل الجهد الضائع بين إجراءات المطار المختلفة.

لذلك، احجز خدمات المطار الفاخرة في رحلتك الجماعية القادمة، لمساعدتك على إنهاء إجراءات السفر الخاصة بالمجموعة بسهولة وسرعة، ثم الاستمتاع بالخدمات والمرافق التي يتمتع بها المطار، وصولاً إلى صالة الانتظار حيث يمكنكم الاسترخاء وتبادل الأحاديث حتى يحين موعد الإقلاع.

كما تساعدك خدمات المطار الفاخرة على الانتقال بسهولة ويسر، من خلال خدمة “airssist” للتوصيل مع سائق خاص، التي تتضمن توفير سيارة فاخرة مناسبة لسفر الشركات مع سائق خاص، يهتم بنقلك مع مجموعتك من وإلى المطار، أو مرافقتكم خلال جولتكم في بلد الوجهة.

اعتمد على “airssist” في سفر الشركات:

يعتبر العديد من منظمي رحلات العمل منصة “airssist” أفضل شركة حائزة على أعلى تقييم لخدمات المطار الفاخرة المقدمة للمسافرين من رجال الأعمال لأي نوع من رحلات العمل، مثل الحملات الترويجية المالية، سفر المعارض والمؤتمرات، سفر عمل لفريق متعدد الجنسيات، وغير ذلك.

وتقدم “airssist” عروضاً مميزة لسفر الشركات، وتوفر لهم باقات متنوعة من خدمات المطار الفاخرة التي تمنحهم رحلة سفر سلسة وسهلة وسريعة عبر المطار، وتساعدهم على إنهاء إجراءات السفر الخاصة بهم بأسرع وقت ممكن.

وتشمل الخدمات التي توفرها “airssist” للشركات، خدمة الاستقبال في المطار، حيث يستقبلكم مساعد شخصي محترف وخبير، ويساعدكم في التعامل مع إجراءات السفر الخاصة بكم وإنهائها بسهولة وسرعة من خلال خدمة المسار السريع، ثم يرشدكم إلى صالات الانتظار في المطار.

وإذا كنتم ترغبون برحلة أكثر خصوصية بعيداً عن حشود المسافرين، يمكنكم حجز خدمة الوصول إلى صالة كبار الشخصيات الخاصة، حيث يرافقكم المساعد الشخصي إلى الصالة عبر ممر سري خاص بعيداً عن ازدحام المبنى الرئيسي للمسافرين، ويساعدكم في إنهاء إجراءات السفر بشكل منفصل وخاص، ثم يمكنكم الراحة والاسترخاء والاستمتاع بالخدمات والمرافق الفاخرة للصالة.

ولا داعي للقلق فيما يتعلق بآلية الانتقال من وإلى المطار، حيث أن خدمة التوصيل مع سائق خاص توفر لكم مجموعة من السيارات الفاخرة ومنها الحافلات، مع سائق محترف وخبير بالطرق والمسارات، بحيث يرافقكم طوال رحلتكم، ويعمل على نقلكم إلى وجهتكم بأعلى درجات الأمان والراحة والخصوصية.

أسئلة شائعة حول إدارة سفر الشركات:

1- ما هي فوائد تطبيق إدارة سفر الشركات؟

توفير التكاليف: تساعد إدارة سفر الشركات على توفير المال في نفقات السفر، من خلال توحيد الحجوزات والاستفادة من الأسعار التفاوضية مع الموردين.

الامتثال للسياسة: يضمن برنامج إدارة سفر الشركات التزام الموظفين بسياسات السفر الخاصة بالشركة، ما يؤدي إلى تحسين آلية الامتثال لسياسة الشركة.

تحسين العمليات: تساعد إدارة سفر الشركات في تبسيط عملية حجوزات السفر وإدارة النفقات والمصروفات وإعداد التقارير، ما يجعلها أكثر كفاءة ويقلل من الأعباء الإدارية.

رعاية الموظفين: تمنح برامج إدارة السفر الأولوية لسلامة ورفاهية الموظفين في رحلات العمل، وتقدم المساعدة في حالات الطوارئ، وتضمن الامتثال لبروتوكولات إدارة مخاطر السفر.

تحليل البيانات وإعداد التقارير: إن تنفيذ إدارة سفر الشركات يتيح جمع وتحليل بيانات السفر، ما يساعد الشركات على اتخاذ قرارات مستنيرة والتفاوض بشأن صفقات أفضل وتحديد الفرص المحتملة لتوفير التكاليف.

2- كم تبلغ تكلفة إدارة سفر الشركات؟

تتوقف تكلفة إدارة سفر الشركات على عدة عوامل، منها حجم الشركة، واحتياجات السفر الخاصة بك من تأشيرات الدخول وحجوزات الفنادق، ومستوى الخدمة التي تحتاجها. ويمكنك الحصول على سعر دقيق يناسب احتياجات شركتك من خلال استشارة مقدمي خدمات إدارة سفر الشركات.

وتفرض عادة وكالات السفر أو شركات إدارة سفر الشركات رسوماً مقابل خدمات إدارة سفر الشركات التي تقدمها، وتكون هذه الرسوم إما على شكل نسبة مئوية من إجمالي مبلغ السفر الذي تصرفه الشركة، أو رسوم ثابتة لكل عملية حجز، أو يكون نموذجاً يجمع بين الشكلين.

3- هل أحتاج إلى مدير سفر خاص بشركتي الصغيرة؟

يعتبر وجود مدير سفر خاص مفيداً للشركات الكبيرة ذات احتياجات السفر المتزايدة، ولكنه قد لا يكون ضرورياً في الشركات الصغيرة، حيث غالباً ما يتولى موظفو الشركة مسؤولية إدارة السفر مثل مدراء المكاتب أو الموظفين الإداريين.

ولكن، مع نمو شركتك وازدياد تعقيد احتياجات السفر، قد يكون ضرورياً التفكير في تعيين مدير سفر خاص أو الاستعانة بخدمات خارجية لإدارة سفر الشركات من قبل مزود خدمة متخصص لضمان الكفاءة وتوفير التكاليف.

4- كيف تضمن التزام موظفيك بسياسة السفر؟

• شرح سياسة السفر بوضوح: تأكد من شرح سياسة السفر لجميع الموظفين بشكل واضح، وتحقق من فهمهم لإرشادات السفر بشكل جيد.
• توفير التدريبات اللازمة: نظم جلسات ودورات تدريبية أو قدم مواداً إرشادية لتعريف الموظفين بسياسة السفر وإجراءاتها.
• تطبيق إجراءات الموافقة: اطلب من الموظفين الحصول على موافقة على خطط سفرهم مسبقاً، للتأكد من أن جميع الرحلات تتوافق مع سياسة السفر.
• استخدم نظام حجز مركزي: استخدم نظام حجز مركزي للرحلات، ما يفرض على الموظفين الامتثال لسياسة السفر، ويسمح بالمتابعة وإعداد التقارير بسهولة.
• مراجعة وتحديث السياسة بانتظام: تأكد من مراجعة سياسة السفر وتحديثها بشكل دوري بما يتماشى مع التغييرات في الاحتياجات واللوائح، وأبلغ الموظفين بأي تحديثات جديدة.
• مراقبة وضمان الامتثال: راجع حجوزات السفر ونفقاتها بشكل منتظم للكشف عن أي مخالفات لسياسة السفر، واتخذ الإجراءات التصحيحية اللازمة عند الضرورة.

5- ما هي أفضل الممارسات للحفاظ على سلامة المسافرين خلال رحلات العمل؟

• ضع خطة شاملة لإدارة مخاطر السفر: قيّم المخاطر المحتملة في وجهات السفر، وضع بروتوكولات للتعامل مع حالات الطوارئ، ووفر للموظفين معلومات حول كيفية الحفاظ على سلامتهم أثناء السفر.
• درّب الموظفين على سلامة السفر: وفر تدريباً للموظفين على أفضل ممارسات سلامة السفر، بما في ذلك السلامة الشخصية والأمن الإلكتروني والوعي بالبيئة المحيطة بهم.
• استخدم أماكن إقامة موثوقة: اختر الفنادق وأماكن الإقامة ذات السمعة الطيبة التي تتمتع بإجراءات أمنية وسلامة جيدة.
• حافظ على تواصل مفتوح: أنشئ نظام اتصال مع الموظفين خلال رحلاتهم، ما يسمح لهم بالإبلاغ عن أي مخاوف أمنية أو حالات طوارئ.
• استفد من تنبيهات السفر وأدوات التعقب: اطلع على المخاطر المحتملة من خلال الاشتراك في تحذيرات السفر واستخدام أدوات التعقب لمراقبة مواقع الموظفين.
• وفر وصولاً إلى خدمات الدعم: قدم خدمات المساعدة لحالات الطوارئ على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، مثل المساعدة الطبية أو النصائح المتعلقة بأمن السفر.

6- ما هي أفضل خيارات برامج إدارة سفر الشركات؟

• برنامج “Concur“: هو منصة لإدارة السفر والنفقات واسعة الاستخدام، حيث يوفر ميزات مثل حجز السفر وتتبع النفقات وإعداد التقارير.
• برنامج “Egencia“: هو منصة لإدارة السفر، ويوفر البرنامج أدوات الحجز وإدارة النفقات وميزات لضمان الامتثال بسياسة السفر.
• برنامج “TripActions“: هو منصة سهلة الاستخدام لإدارة حجوزات السفر والنفقات والامتثال لسياسة السفر، إضافة إلى ميزات أخرى مثل إدارة مخاطر السفر ودعم المسافرين.
• برنامج “SAP Travel OnDemand“: هو حل لإدارة السفر سحابياً، ويتكامل مع برامج SAP الأخرى، ما يوفر إمكانيات شاملة لإدارة السفر.
• برنامج “Certify“: هو برنامج لإدارة السفر والنفقات، ويوفر ميزات لحجوزات السفر وتتبع النفقات وإعداد التقارير، وهو مناسب للشركات بمختلف الأحجام.