التكاليف الخفية لسفر الأعمال

يقدّر متوسط الإنفاق اليومي على السفر الجوي بنحو 162 يورو، مع توقعات بارتفاع هذا الرقم خلال الفترات القادمة. ويعتبر سفر الأعمال أحد أنواع السفر الجوي الذي يشكل جزءاً كبيراً من التكاليف المقدرة للشركات. ولكن، تجد معظم الشركات صعوبة في تقدير التكاليف الخفية لسفر الأعمال.

وتعرّف التكاليف الخفية لسفر الأعمال على أنها التزامات تتحملها الشركة ولكنها لا تظهر في ميزانيتها العمومية. وتسبب هذه الرسوم الخفية ارتفاع تكاليف سفر الأعمال، وتقليل الفوائد المرجوة من رحلات العمل. في المقال التالي، سنتحدث عن بعض النفقات المرتبطة بسفر الأعمال.

تكلفة الإرهاق الناتج عن سفر الأعمال: 3 ملايين دولار تقريباً

يسافر موظف الأعمال العادي 26 مرة سنوياً ويقضي حوالي 84 ليلة بعيداً عن المنزل، حسب شركة “tClara” المتخصصة في إحصائيات سفر الشركات. ويعني ذلك غياب حوالي 17 أسبوع عمل عن المكتب، وحوالي ثلثي (65%) من سفر الأعمال يحدث خلال وقت الفراغ في عطلات نهاية الأسبوع وفي المساء.

بمعنى آخر، يغيب المسافرون الدائمون عن العمل والمنزل بمتوسط 4 أشهر سنوياً، ما يُكلف الشركات 3 ملايين دولار سنوياً كخسارة في الإنتاجية. وهنا تظهر آثار تكلفة الفرصة البديلة وإرهاق السفر.

أهم التكاليف الخفية لسفر الأعمال:

ترتفع التكاليف الخفية لسفر الشركات مع التكاليف المعتادة لرحلة العمل. وبما أن تقليص سفر الأعمال لا يعتبر خياراً متاحاً، يمكنك توفير الوقت والمال من خلال الإدارة الجيدة لرحلة العمل وتطوير أدوات لمساعدة المسافرين. وإليك أبزر التكاليف الخفية لسفر الأعمال:

1- الإقامة الفندقية:

تعتبر تكاليف الفندق والإقامة من التكاليف الخفية التي لا تظهر بوضوح إلا عند صفحة تأكيد الدفع. قد تبدو إقامتك وكأنها تكلف 100 دولار في الليلة، ولكن عند أخذ الرسوم والضرائب والمصاريف الأخرى في الحسبان، ستجد أن التكلفة ارتفعت بشكل كبير.

2- تأخيرات الرحلة:

تؤثر المشكلات المتعلقة بالرحلات مثل التأخير أو الإلغاء على الميزانية. إذا احتجت إلى الانتظار لبضع ساعات فقط، فقد يكلفك ذلك ثمن كوب من القهوة في المطار فقط. ولكن، إذا اضطررت للمبيت، ستحتاج لدفع ثمن غرفة فندقية.

3- رسوم ركن السيارات والنقل:

إذا كنت قد استأجرت سيارة في رحلتك، فلا بد أنك قد حددت تكلفة النقل وأخذتها في الاعتبار. ولكن، قد تكون أغفلت حساب مصاريف ركن السيارة. لذلك، خصص في الميزانية بعض النقود التي ستحملها في متناول يدك، فعلى الرغم من أن معظم مواقف السيارات باتت تقبل بطاقات الائتمان، إلا أن بعضها لا يزال يشترط الدفع النقدي.

4- رسوم التجوال الخلوي:

عندما تغادر بلادك ستتغير شركات الاتصالات، وهناك تكلفة لكل دقيقة ورسالة وميغابايت، سواء كنت ترسل بريداً إلكترونياً أو تتصل بصديق، فإن استخدامك للهاتف الذكي سيكلفك الكثير في فاتورتك التالية.

5- معدل ضريبة القيمة المضافة “VAT” في مختلف الدول:

يختلف معدل ضريبة القيمة المضافة من دولة لأخرى، وتشكل الضرائب المفروضة على الطعام والإقامة والنقل ورسوم المرور مبلغاً كبيراً من التكاليف الخفية لرحلة العمل. وتساعدك “airssist” على استرداد ضريبة القيمة المضافة التي دفعتها في البلد الذي سافرت إليه بكل كفاءة وسهولة.

كيف تقلل التكاليف الخفية لسفر الأعمال؟

هناك الكثير من العوامل التي تؤثر على التكاليف الخفية لرحلتك وتسبب في ارتفاعها، مثل الحجوزات في اللحظات الأخيرة، التعديلات على الرحلات، الخدمات الإضافية، التقلبات في أسعار الفنادق وتذاكر السفر، وتغيرات أعداد المسافرين. إليك بعض النصائح لتقليل التكلفة الخفية لسفر شركتك:

1- ضع سياسات سفر واضحة:

تساعدك سياسات السفر الواضحة في تحديد مصاريف سفرك المسموح وغير المسموح بها، بناء على سياسة شركتك. وتسهم سياسات السفر الواضحة في تسهيل متابعة إجمالي نفقات السفر، وتحديد فيما إذا كانت الميزانية المقترحة بحاجة إلى تعديل.

2- انتبه إلى إضافات شركات الطيران:

قد تؤثر إضافات شركات الطيران على الميزانية الخفية لشركتك دون علمك، مثل المساحة الإضافية للساقين، وتفضيل المقعد، وتغيير الرسوم، وإعادة الحجز، وغير ذلك. لذلك، قبل تحديد ميزانية رحلتك، حاول التفكير في التكلفة الخفية لشركات الطيران، والتي تتضمن:

• إلغاء أو تغيير حجز الرحلة.
• توفير شبكة الإنترنت على متن الطائرة.
• مساحة إضافية للساقين، واختيار المقعد.

3- تجنب رسوم الفنادق الخفية:

تحقق العديد من الفنادق مليارات الدولارات فقط عن طريق إضافة تكاليف “إضافية” إلى خدمات التي تعتبرها عادية، مثل استخدام مركز اللياقة البدنية، حمام السباحة، وغيرها من مرافق الفندق. واحذر أيضاً من رسوم الخدمات في الفندق، مثل خدمة الغرف، رسوم الكونسيرج، رسوم استهلاك الطاقة، وحتى رسوم الإنترنت التي تميل إلى الارتفاع كل عام. وقد تفرض عليك بعض الفنادق رسوماً إضافية مقابل الاحتفاظ بحقائبك لفترة قصيرة بعد تسجيل المغادرة.

أفضل أداة يمكنك الاستفادة منها لإدارة رحلات العمل الخاصة بك:

تسهم “airssist” في تمكين منسقي السفر من التخطيط لرحلات المطار بشكل جيد، وتساعد المسافرين على المرور عبر المناطق المخصصة لإجراءات المطار بسهولة دون الحاجة للانتظار في الطوابير الطويلة، لمنحهم رحلة عمل متكاملة من البداية وحتى النهاية.

وهناك الكثير مما تقدمه “airssist” للمدراء التنفيذيين في المطارات، ويمكنهم الاستفادة منه خلال رحلات العمل، مثل المرور عبر المسار السريع عند نوافذ الهجرة والجوازات وشبابيك التفتيش الأمني، والوصول إلى صالات الانتظار للراحة والاسترخاء، والاستعانة بالمساعد الشخصي لإرشادك في إجراءات السفر الخاصة بك.

1- خدمة الاستقبال والترحيب:

يمكن للمسافرين في رحلات العمل الاستفادة من خدمة الاستقبال والترحيب لتجاوز الصعوبات المتعلقة بإجراءات المطار بالاعتماد على المساعد الشخصي الخاص بهم. وتتيح هذه الخدمات فرصة تخطي طوابير الانتظار الطويلة، والمرور عبر مسارات خاصة عند مناطق تسجيل الوصول ونوافذ الهجرة والجوازات وشبابيك التدقيق الأمني.

2- خدمة الوصول إلى صالة كبار الشخصيات الخاصة:

توفر خدمة صالة كبار الشخصيات الخاصة مرافق الأعمال الملائمة للمسافرين من الشركات بهدف حماية خصوصيتهم في صالة خاصة بعيداً عن الازدحام، مع منحهم فرصة الاستمتاع بمجموعة متنوعة من المرافق الفاخرة.

3- خدمة التوصيل مع سائق خاص:

توفر الخدمة أسطولاً ضخماً من سيارات الليموزين، والفانات، والسيارات الرياضية متعددة الأغراض “SUVs”، وتضمن لك وصولاً آمناً ومريحاً وفي الوقت المحدد سواء إلى الاجتماع أو المؤتمر أو المعرض أو أي مناسبة مرتبطة بعملك. سواء كنت بحاجة إلى الانتقال من/ إلى المطار، أو توصيل ليوم كامل، أو نقل بين المدن، فإن هذه الخدمة تضمن وصولك إلى وجهتك برفاهية وأناقة.

4- خدمة استرداد ضريبة القيمة المضافة “VAT”:

يعتبر استرداد ضريبة القيمة المضافة المدفوعة عبر الحدود عملية صعبة ومحيرة. ولكن، تتولى “airssist” مسؤولية كل خطوة في عملية استرداد ضريبة القيمة المضافة، بدءاً من التواصل الأولي، ومعالجة جميع البيانات الورقية والرقمية وتقديمها، ومعالجة عملية الاسترداد بطريقة قانونية وفي الوقت المناسب.

إن “airssist” تتجاو كونها مجرد مزود لخدمات المطار في رحلات العمل، بل يمكن أن تقدم لك المشورة المناسبة أثناء سفرك والمساعدة اللازمة داخل وخارج المطار لإنجاز جميع أعمالك بكفاءة. احجز الآن.