الدليل الشامل لمنسقي السفر فيما يتعلق بإجراءات المطارات

يلعب منسق السفر دوراً مهماً في تحسين تجربة السفر بالنسبة للعملاء من خلال حجز الرحلات الجوية وترتيب أماكن الأقامة وتنظيم الأنشطة والفعاليات وغير ذلك. ولا يدرك بعض المنسقين أهمية تجربة المطار ودورها في التأثير على الرحلة.

ولأن كل رحلة تبدأ وتنتهي في المطار، سنستكشف في المقال التالي أهمية خدمات الكونسيرج في المطار، ونسلط الضوء على ضرورة فهم وكلاء ومنسقي السفر لهذه الخدمات، بهدف منح عملائهم تجربة مريحة وممتعة.

أهمية فهم منسقي السفر لإجراءات المطارات:

يشكل فهم عمليات وإجراءات السفر عبر المطارات أمراً شديد الأهمية بالنسبة لمنسقي السفر، حيث يساعدهم في استيعاب أهمية خدمات الكونسيرج في المطار، وبالتالي منح عملائهم رحلة سفر سلسة وممتعة. ويعتبر معرفة تخطيط المطار ومرافقه ضرورياً لمساعدة العملاء في الوصول إلى بوابات المغادرة والصالات بسرعة.

وتساعد معرفة منسق السفر بأماكن تواجد شبابيك التدقيق الأمني والإجراءات المتبعة فيها إلى منح العملاء المعلومات اللازمة بشأن كيفية الاستعداد للفحص الأمني، والعناصر التي يحظر حملها على الطائرة.

ويسهم فهم المنسقين لعمليات استلام الأمتعة والتعامل معها في تزويد عملائهم بمعلومات دقيقة حول مكان وزمان استلام أمتعتهم عند الوصول، كما أن إلمام المنسق بلوائح الهجرة والجوازات والجمارك يضمن للعملاء اجتياز هذه الإجراءات بسرعة وسلاسة.

دور منسقي السفر في ضمان تجربة سلسة في المطار:

يسهم منسق السفر في منح عملائه تجارب سفر سلسة، خاصة فيما يتعلق بالتعقيدات المرتبطة بالإجراءات اللوجتسية للمطار، ويلعب منسق السفر دوراً مهماً في:

1- التخطيط قبل الرحلة:

يعمل منسق السفر على التخطيط لكل جوانب الرحلة، سواء إجراءات تسجيل الوصول، أو التفتيش الأمني، أو حتى إجراءات النقل من وإلى المطار، ما يجعل العملاء على استعداد تام لكافة الإجراءات.

2- الخدمات الشخصية:

يوفر منسق السفر خدمات خاصة لعملائه تلائم احتياجاتهم الفردية، مثل السرعة في إنهاء إجراءات تسجيل الوصول، والمساعدة الخاصة للمسافرين من ذوي الهمم، ووسائل الراحة المناسبة للعائلات، وغير ذلك.

3- إدارة الأزمات:

يجب على منسق السفر أن يكون سريع الاستجابة، وقادراً على التعامل مع المشكلات غير المتوقعة مثل تأخير الرحلات أو إلغائها، ويمكنه إيجاد الحلول المناسبة المتمثلة في إعادة جدولة الرحلات أو تعديل المسارات.

التحديات التي تواجه منسقي السفر عند إدارة الخدمات اللوجستية للمطار:

يواجه منسقو السفر العديد من التحديات عند إدارة الخدمات اللوجستية للمطارات، إليك أبرزها:

1- التغييرات الطارئة في اللحظات الأخيرة: وتشمل عادة التغيير المفاجئ للرحلات الجوية. لذلك، يجب أن يتمتع منسقو السفر بسرعة البديهة والقدرة على التكيف والعمل في القيود الزمنية الضيقة لإيجاد الحلول البديلة للمشكلات المفاجئة.

2- اللوائح المعقدة: يجب على منسقي السفر البقاء على اطلاع دائم على قواعد المطارات المختلفة والإجراءات الأمنية واللوائح الجمركية، ليكونوا قادرين على تجنب التعقيدات فيها.

3- فجوات التواصل: يجب على المنسقين الحفاظ على قنوات تواصل واضحة مع شركات الطيران والعملاء ومقدمي خدمات النقل البري، لتجنب مشكلات التأخير وسوء الفهم.

نصائح لمساعدة منسقي السفر على مواجهة تحديات المطار:

إليك مجموعة من النصائح التي يجب على منسقي السفر الالتزام بها لمساعدتهم في مواجهة تحديات المطارات:

1- استخدام خدمات الكونسيرج في المطار:

تساعد خدمات الكونسيرج منسقي السفر في تحسين تجربة عملائهم بشكل كبير، وتقليل أوقات الانتظار عند المناطق المخصصة لإجراءات السفر، وتجاوز مشاعر القلق والتوتر التي ترافق المسافرين في رحلاتهم الجوية. وتشمل خدمات الكونسيرج في المطار تسجيل الوصول السريع، أولوية المرور عند شبابيك التفتيش الأمني، الوصول إلى صالات الانتظار، وغيرها الكثير من المزايا والخدمات.

2- الإلمام بمخططات المطارات:

من الضروري التعرف إلى المطارات الرئيسية التي يستخدمها العملاء، وتزويدهم بالخرائط التي تساعدهم على الانتقال في المطار بسلاسة ويسر. ويمكن الاستعانة بخدمات الاستقبال والترحيب، التي تضمن للعميل انتقالاً سلساً ومريحاً بدءاً من مناطق تسجيل الوصول وحتى بوابات المغادرة.

3- توضيح الإجراءات الأمنية:

يجب على منسقي السفر إيقاء العملاء على اطلاع كامل بكافة الإجراءات والبروتوكولات الأمنية، وما يمكنهم توقعه أثناء عمليات التفتيش الأمني، وما يجب ارتداؤه أو تعبئته ضمن الأمتعة.

4- الاستعداد لاستلام الأمتعة:

من المهم تقديم المشورة اللازمة للعملاء فيما يتعلق بإجراءات التعامل مع الأمتعة في مطار الوجهة، والمكان المخصص لاستلام الحقائب، والمدة التي يجب أن يستغرقها ذلك.

5- فهم لوائح وإجراءات الهجرة والجوازات والجمارك:

يجب على منسقي السفر البقاء على اطلاع دائم باللوائح والإجراءات المتبعة عند نوافذ الهجرة والجوازات والجمارك في المطارات الرئيسية، ما يساعد العميل على تجاوز هذه الإجراءات وإنهائها بسلاسة وسرعة.

6- التخطيط للتأخيرات أو التغييرات:

يفضل أن يضع منسقو السفر خطة طوارئ احتياطية للتعامل مع التأخيرات أو الإلغاءات المحتملة للرحلات الجوية.

7- توفير تحديثات على مدار الوقت:

يجب على المنسقين الاعتماد على التكنولوجيا في الحفاظ على تواصل مستمر مع العملاء، وإيقائهم على اطلاع بشأن أي تحديث مفاجئ مثل تغيير البوابة أو تأخير الرحلة، ما يمنحهم الراحة والاطمئنان في رحلتهم.

8- خيارات تسجيل الوصول:

من الضروري أن يقدم منسقو السفر خيارات مختلفة وحلولاً ذكية لمساعدة العملاء في إنهاء إجراءات تسجيل الوصول بسلاسة وسرعة، مثل تسجيل الوصول عبر الإنترنت، وبطاقات الصعود إلى الطائرة عبر الهاتف المحمول، وأكشاك الخدمة الذاتية، ومرافق تسليم الأمتعة، وخيارات تسجيل الوصول ذات الأولوية للمسافرين الدائمين.

9- التعامل مع الاحتياجات الخاصة للمسافرين:

يجب أن يلبي منسقو السفر احتياجات العملاء الخاصة، مثل توفير كراس متحركة، أو تأمين المساعدة اللازمة للأطفال المسافرين غير المصحوبين بمرافق.

ما المهام الأخرى لمنسقي السفر؟

يعمل منسقو السفر على مجموعة متنوعة من المهام لضمان تلبية احتياجات العملاء، وتشمل:

1- حجز الرحلات الجوية وتذاكر الطيران، والمساعدة في إصدار التأشيرات اللازمة، وحجز الفنادق وأماكن الإقامة ووسائل النقل سواء البرية أو البحرية إن لزم الأمر.

2- حجز خدمات الكونسيرج في المطار، وهو ما يمكنهم الحصول عليه من خلال الاعتماد على “airssist” لجعل رحلات عملائهم الجوية أكثر سلاسة.

3- ترتيب خدمات النقل والتوصيل في المطار. سواء كان العملاء يبحثون عن انتقال آمن ومريح من وإلى المطار، أو نقل ليوم كامل داخل المدينة، أو توصيل من مدينة لأخرى، فإن خدمة سيارة الليموزين الفاخرة مع سائق خاص ستضمن لهم الوصول إلى وجهتهم براحة وأمان.

4- تقديم دراسة جدوى اقتصادية لتحديد الميزانية اللازمة لتطوير خطة السفر، وضمان استخدامها بكفاءة وفعالية.

5- استطلاع رأي العملاء واستشارتهم فيما يتعلق بخطة السفر التي يرغبون بها، والإشراف على تنفيذ وتطوير هذه الخطة.

6- مساعدة المسافرين فيما يتعلق بالوثائق اللازمة للسفر مثل جواز السفر أو إصدار التأشيرات، وتقديم المشورة اللازمة لهم.

كيف يمكن لمنسقي السفر حجز خدمات الكونسيرج لعملائهم؟

تعتبر “airssist” الأداة المثالية بالنسبة لمنسقي السفر باعتبارها منصة إلكترونية تقدم خدمات المطار الفاخرة وحائزة على جوائز وتقييمات عالية عن تلك الخدمات. وبالتالي، تساعد منسقي السفر على تقديم خدمات الكونسيرج في المطارات لعملائهم المسافرين.

وتضيف “airssist” قيمة كبيرة إلى رحلات المسافرين من كبار الشخصيات ورجال الأعمال، حيث تساعد منسقي السفر في تنظيم رحلة متكاملة للرؤساء والمدراء التنفيذيين وأصحاب الشركات والعاملين فيها.

ويضمن منسقو السفر من خلال “airssist” مساعدة خاصة لعملائهم من خلال المستقبل الشخصي في المطار، ومروراً سريعاً لهم عند المناطق المخصصة لإجراءات المطار، ووصولاً إلى صالات كبار الشخصيات للراحة والعمل، وانتقالاً آمناً ومريحاً من وإلى المطار أو توصيلاً داخل المدينة إلى أماكن عقد الاجتماعات والمؤتمرات.

وتوفر “airssist” لمنسقي السفر أسعاراً مخفضة في حالات رحلات السفر الجماعية، وتتيح لهم إمكانية حجز خدماتها عبر الإنترنت من خلال منصة واحدة تجمع مختلف مزودي الخدمات حول العالم وفي جميع المطارات.

ما خدمات المطار التي تقدمها “airssist” لمنسقي ووكلاء السفر؟

توفر “airssist” مجموعة متنوعة من خدمات الكونسيرج المناسبة لمنسقي ووكلاء السفر، وتشمل:

1- خدمة الاستقبال والترحيب:

تمنح خدمة الاستقبال والترحيب المسافرين مروراً سلساً عبر المطار، بالاعتماد على مساعد شخصي متعدد اللغات يستقبل العملاء عند الوصول أو المغادرة، ويساعدهم في تسريع إجراءات تسجيل الوصول والهجرة والجوازات والجمارك والأمن، ثم يرشدهم إلى صالة الانتظار للراحة والاسترخاء، إضافة إلى حامل أمتعة يتولى مسؤولية التعامل مع حقائبهم.

2- خدمة الوصول إلى صالة كبار الشخصيات الخاصة:

تساعد خدمة صالة كبار الشخصيات على منح المدراء والرؤساء التنفيذيين والموظفين ورجال الأعمال الراحة والأمان والخصوصية، حيث تتيح لهم إمكانية الوصول إلى صالة تنفيذية خاصة مجهزة بالكثير من وسائل الراحة، مثل الأطعمة والمشروبات المجانية، والمجلات والصحف، وشبكة الإنترنت السريعة، وغرف الاجتماعات والمؤتمرات التي تمنحهم الخصوصية اللازمة لعقد الاجتماعات، وإجراء المكالمات الهاتفية، وإدارة أعمالهم بهدوء بعيداً عن صخب المطار.

3- خدمة التوصيل مع سائق خاص:

عند السفر عبر مطارات أجنبية، يحتاج رجال الأعمال إلى توفير وقتهم والتركيز على أعمالهم والهدف من رحلتهم بدلاً من القلق بشأن وسائل النقل. لذلك، تضمن خدمة الليموزين الفاخرة مع سائق خاص للمسافرين وصولاً سلساً وأنيقاً إلى وجهتهم سواء من وإلى المطار، أو داخل المدينة، أو من مدينة لأخرى.