14 نصيحة مثمرة لسفر الأعمال

هل سبق أن تأثرت أعمالك نتيجة إلغاء الرحلات الجوية؟ هل تخطط لجدولة رحلات العمل ضمن خططك المستقبلية؟

يعتبر السفر أكثر من مجرد إجازة، ويشكل إدراج رحلات العمل في جدولك أمراً ضرورياً لازدهار شركتك، كما تعد رحلات العمل حدثاً منتظماً، وتحتاج عند التخطيط لها إلى نظام متماسك، يتجاوز فكرة تحضير الحقائب وحضور الاجتماعات.

وسواء كانت خطة سفرك تشمل زيارات العملاء أو الموردين، أو اجتماعات داخلية، أو جلسات تدريبية، أو معارض تجارية أو سفر الاجتماعات والحوافز والمؤتمرات والمعارض “MICE“، أو الترويج لمنتجات جديدة، فإن خدمة الاستقبال والترحيب تشكل نقطة انطلاق ممتازة لنصائح سفر الأعمال.

أفضل 14 نصيحة لسفر الأعمال:

إذا كنت ترغب بتحقيق أقصى استفادة من المؤتمر القادم، أو المعرض التجاري، أو اجتماع العمل، عليك اتباع النصائح التالية:

1- البحث عن مكان الفندق:

ابحث عن الفندق والمناطق المحيطة به لتحقيق أقصى استفادة ممكنة من مكان إقامتك، لأن الجدول الزمني الممتع يمكن أن يحول رحلة العمل الخاصة بك إلى إجازة مسلية.

2- احزم أمتعتك بذكاء:

لا تتجاوز رحلات العمل مدة أسبوع، وبالتالي، لست بحاجة إلى إحضار الكثير من الأشياء والحقائب. حاول الاعتماد على حقيبة اليد فقط، واستغلال كل جزء من الحقيبة.

ولا تنس الأغراض الرئيسية التالية:

• وثائق السفر الخاصة بك مثل بطاقة الصعود إلى الطائرة، جواز السفر، وغير ذلك.
• بطاقات الائتمان العملية والشخصية.
• الهاتف المحمول والشاحن.
• الحاسب المحمول أو الجهاز اللوحي، إضافة إلى محول كهربائي في حال كنت مسافراً عبر رحلة دولية.
• عدد محدود من الملابس، أهمها ملابس السفر، والحذاء الرياضي، وملابس العمل الرسمية.
• كل ما يمكن أن تحتاجه في اجتماعك أو مؤتمرك.
• مستلزمات العناية الشخصية.

3- ارتق بتجربة المطار الخاصة بك:

يبحث رجال الأعمال عادة عن مكان هادئ في المطار للراحة والاسترخاء وإكمال مهامهم دون أي إزعاجات أو تأثيرات خارجية، وبالتالي تسهم صالات الانتظار في المطار بجعل رحلات العمل أكثر متعة وراحة. ويمكنك دخول هذه الصالات من خلال حجز خدمات الاستقبال والترحيب في المطار.

4- انتبه إلى الوقت:

امنح نفسك وقتاً إضافياً عند الوصول، حتى تتمكن من الاستقرار وتناول الطعام وأخذ قيلولة قبل الانطلاق نحو العمل.

5- ضع جدول سفر تفصيلي:

ضع جدول سفر محدد يتضمن المعلومات المتعلقة بأماكن الإقامة ووسائل النقل وأسماء الأشخاص الذين ستقابلهم، والتزم بهذا الجدول لتحصل على رحلة عمل مثمرة. ولا تنس أن تخصص وقتاً إضافياً للراحة أو التغيرات المفاجئة مثل تأخر الاجتماعات واختناقات المرور.

6- جهز خطط بديلة للترتيبات المهمة:

حاول توقع التغييرات المستقبلية قدر الإمكان وكن مستعداً لها وابحث عن مسارات بديلة، واحتفظ بجدول زمني لحجوزات الفنادق الاحتياطية، والرحلات الجوية البديلة للعودة، وخدمات وسائل النقل المحلية.

7- احجز رحلات الطيران المباشرة:

تجنب رحلات العبور (الترانزيت) وحجز رحلات الطيران المباشرة، وبالتالي، يستغرق السفر وقتاً أقل، وتصل براحة أكثر، وتكون لديك فرصة تجنب سيناريوهات التأخير والإلغاء والحجز الزائد والأمتعة المفقودة.

8- حمل التطبيقات المفيدة:

تمنحك التطبيقات إمكانية الوصول إلى طريقة أبسط للقيام بالأمور، من خلال برنامج إدارة السفر والنفقات الخاصة بشركتك، أو مزودي خدمات الفنادق وتأجير السيارات.

ويوفر لك تطبيق “airssist” على نظامي التشغيل “أبل” وأندرويد” إمكانية الوصول إلى مجموعة متنوعة من خدمات الكونسيرج والمساعدة والاستقبال في معظم المطارات حول العالم، ومنها خدمة الاستقبال والترحيب، التي تهدف إلى تحسين تجربتك في المطار.

9- جدولة الاجتماعات عبر الإنترنت في المطار:

استغل وقت انتظارك في المطار بعقد اجتماعات عبر الإنترنت، حيث تتوفر الآن مجموعة كبيرة من حلول عقد المؤتمرات عبر الإنترنت الملائمة للأوقات التي تكون فيها خارج المكتب ولكنك تحتاج إلى مواصلة التعاون مع الآخرين.

وضع في اعتبارك أنه إذا كنت تسافر بانتظام للعمل، فقد يكون من المفيد الاستثمار في نظام أكثر شمولاً يسمح لك بمشاركة الشاشة والفيديو والدردشة ويقبل البث غير المحدود للبيانات.

10- احجز تذاكر قابلة للاسترداد:

قد تحتاج إلى إعادة جدولة أي اجتماعات قادمة في أقرب وقت ممكن، لذلك، حاول الحصول على تذاكر قابلة للاسترداد.

11- استفد من وقتك:

خطط لمسار رحلتك واجتماعاتك بعناية لتحقيق أقصى استفادة ممكنة من وقتك، واستعن بخدمة سيارة الليموزين الفاخرة مع سائق خاص المناسبة للمسافرين من رجال الأعمال، للاستمتاع برحلة هادئة ومريحة ووصول سريع وفي الوقت المحدد.

12- تأمين الوثائق الهامة:

يعتبر تأمين الوثائق المهمة مثل جوازات السفر والتأشيرات وأوراق تأمين السفر أمراً ضرورياً لسفر خالي من القلق، لذلك، حاول الاحتفاظ بهذه المستندات بشكل آمن لتجنب أي عراقيل غير متوقعة.

13- خدمات المساعد الشخصي في المطار:

يمنحك المساعد الشخصي تجربة أكثر سلاسة، ويساعدك على الانتقال بين محطات المطار بسهولة وراحة. لذلك، سواء كنت بحاجة مساعدة في إنهاء إجراءات السفر أو الوصول إلى صالات الانتظار في المطار، فإن خدمات المساعد الشخصي ستكون مثالية وضرورية بالنسبة لك.

14- معرفة الأماكن المناسبة لإقامة الاجتماعات في المطار:

يجب على المسافرين من رجال الأعمال معرفة أفضل الأماكن لإقامة الاجتماعات وعقد الصفقات، وباتت العديد من المطارات توفر صالات مخصصة لرجال الأعمال وقاعات اجتماعات مجهزة بشكل جيد، ما يتيح لك الاستفادة من وقت الانتظار وتحويل وقت السفر إلى فرصة للنمو والنجاح.

اعتمد على “airssist” في أي مكان:

توفر “airssist” مجموعة من خدمات الكونسيرج والمساعدة والاستقبال المخصصة للمسافرين في أكثر من 700 مطار حول العالم، بهدف منحهم رحلة سفر سلسة وسريعة ومريحة.

لذلك، سواء كنت مسافراً مع عائلتك، أو كنت أحد كبار الشخصيات والمسافرين الذين يبحثون عن الخصوصية والرفاهية في رحلاتهم، أو رجل أعمال يستعد لحضور مؤتمر، أو مسافر عادي يرغب بالاستمتاع بإجازته السنوية، مهما كانت حاجتك، فإن “airssist” ستلبي احتياجاتك المتعددة والمتنوعة.

وبذلك، ستحرص “airssist” من خلال خدمات المطار الفاخرة التي تقدمها على التزامك أنت وموظفيك بالقوانين واللوائح، وتقديم خدمة متميزة مخصصة لكبار الشخصيات لمنحك رحلة عمل مثمرة وأكثر إنتاجية.