دليلك حول سفر الاجتماعات والحوافز والمؤتمرات والمعارض “MICE”

يشير مصطلح “MICE” إلى نوع من أنواع السفر الذي يركز على تنظيم وتنفيذ الاجتماعات والحوافز والمؤتمرات والمعارض، ويعتبر هذا النوع من السفر قطاعاً رئيسياً في صناعة الضيافة، حيث يمثل أكثر من 50% من عائدات الفنادق.

لذلك، جهزت لك “airssist” عبر مدونتها دليلاً شاملاً للتعرف إلى سفر الاجتماعات والحوافز والمؤتمرات والمعارض “MICE”، والعوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار المكان المناسب لسفر “MICE”، وغير ذلك من المعلومات والتفاصيل المرتبطة بهذا النوع من الأسفار.

ما هو سفر الاجتماعات والحوافز والمؤتمرات والمعارض “MICE”؟

يشير مصطلح سفر “MICE” إلى السفر بغرض الاجتماعات والحوافز والمؤتمرات والمعارض، وفي السنوات الأخيرة، باتت مصطلحات “صناعة الاجتماعات” و”صناعة الفعاليات” أكثر المصطلحات الشائعة في التعبير عن سفر “MICE”.

يهدف سفر “MICE” إلى ربط الخبراء مع بعضهم وتنمية العلاقات فيما بينهم وتشجيع الأفكار الجديدة وتحفيز التطور، ويلعب سفر “MICE” دوراً مهماً في قطاع سفر الأعمال نظراً للعدد الكبير من الفعاليات مختلفة المجالات التي تشارك في هذا النوع من الأسفار. 

يتكون مصطلح سفر “MICE” من 4 عناصر، سنتعرف على كل واحدة منها على حدة:

1- الاجتماعات “Meetings”: 

هي عبارة عن تجمعات في قاعات المؤتمرات بالفنادق أو مراكز المؤتمرات الكبيرة ليوم واحد أو أكثر، وتتألف من مجموعة أشخاص من نفس المجال المهني، يجتمعون لمناقشة قضية مهمة مرتبطة بمجالهم، أو لتحديد أهداف شركتهم.

2- الحوافز “Incentives”: 

الحوافز هي عبارة عن مكافآت سفر تقدمها الشركات عادة للموظفين أو فرق العمل أو الشركاء ذوي الأداء المهني المتميز كنوع من التقدير، وتشمل الحوافز قضاء بضعة أيام على حساب الشركة في منتجع أو فندق ما، ما يسهم في تحسين ولاء الموظفين وتحفيزهم على الإنتاج بشكل أفضل. 

3- المؤتمرات “Conferences”:

هي عبارة عن تجمعات كبيرة لمجموعة من ممثلي شركات مختلفة يسافرون إلى مكان محدد للمشاركة في المؤتمر، وتهدف هذه المؤتمرات إلى تبادل المعرفة على مدار عدة أيام والارتقاء بالاجتماعات إلى مستوى أفضل، ويحضر هذه التجمعات عادة الأعضاء الرئيسيون في الشركة إضافة إلى متحدثين خارجيين والجمهور العام. 

4- المعارض “Exhibitions”:

هي عبارة عن أحداث تجارية تعرض فيها الشركات منتجاتها وتقدم خدماتها الأساسية للجمهور، وتهدف إلى تعزيز المبيعات، وتنمية عمليات التواصل بين الموظفين، وبناء روابط تجارية طويلة الأمد بين الشركات.

7 عوامل يجب مراعاتها عند اختيار المكان الأفضل لمناسبات “MICE”:

يجب على منظمي الفعاليات إعداد قائمة بالخصائص الواجب توفرها في المكان الذي يجب أن تقام فيه الفعاليات والمؤتمرات، باعتبار أن لكل فعالية احتياجات معينة، لذلك، إليك بعض العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار المكان المناسب للفعاليات والمؤتمرات:  

1- الجدول الزمني والتوفر:

إذا كنت تملك تاريخاً محدداً لفعاليتك فإنه يجب عليك العثور على مكان يمكنك حجزه في هذا اليوم، أما إذا كان التاريخ غير محدد بدقة بعد، فستكون أمامك فرصة التفاوض مع إدارة المكان واختيار وقت يتناسب بشكل أفضل مع جدولك الزمني وميزانيتك.

وتذكر أنه كلما تأخرت في اتخاذ قرارك حول تاريخ الفعالية والحجز، تزداد احتمال حجز شركة أخرى لتواريخك المفضلة، خاصة إذا اخترت فترة مزدحمة لمناسبات “MICE”.  

2- الموقع وإمكانية الوصول:

تعتبر سنغفافورة مثلاً موقعاً عاماً مناسباً لفعاليات سفر الاجتماعات والحوافز والمؤتمرات والمعارض “MICE”، نظراً لوجود العديد من الفنادق ومراكز المؤتمرات المصممة لتقديم تجربة اجتماعات من الدرجة الأولى.

ويمكنك وضع المشاركين في أحد فنادق مطار سنغافورة إذا كان ذلك ممكناً، ما يوفر لهم أكبر قدر من الراحة خاصة بالنسبة للمشاركين الذين يحتاجون إلى الدخول والخروج من البلاد في أقرب وقت ممكن.

3- السعة والإمكانيات الخاصة بمناسبات “MICE”:

يجب عليك إجراء بحث معمق حول خيارات الجلوس التي يوفرها المكان، إضافة إلى المعدات والخدمات العامة المتاحة للاستخدام أثناء الفعالية، وعليك التحقق إذا كانت أنظمة الصوت والمسرح مناسبة لاحتياجاتك، وإذا لم تكن كذلك، عليك البدء في البحث عن موفري الخدمات ذوي الخبرة في هذه المجالات.

4- خيارات الإقامة والسكن:

إذا كانت فعاليتك بحاجة إلى القدوم من أماكن بعيدة، يجب عليك أن تقدم للمشاركين خيارات إقامة مناسبة لهم، وتوفر العديد من الفنادق التي تستضيف عادة فعاليات “MICE” عروضاً مناسبة لعملائها تتضمن خيارات إقامة بأسعار مقبولة للضيوف والحاضرين.

وفي حال كنت تستضيف الفعالية الخاصة بك ضمن مركز مؤتمرات غير مرتبط بفندق أو أماكن إقامة أخرى، يمكنك التعاون مع المنتجعات والفنادق المحلية، ما يجعل ترتيبات السفر والإقامة لضيوفك أكثر بساطة.

5- خدمات تقديم الطعام:

تحقق من مستوى وتنوع الأطعمة المقدمة في المكان المخصص لمناسبات “MICE”، وتأكد من وجود قسم خاص بالمأكولات والمشروبات، حيث تساعدك الخيارات السابقة على ضمان راحة المشاركين والضيوف. وأخبر مقدّم خدمات الطعام إذا كنت تتوقع حضور مجموعة متنوعة وعالمية من المشاركين، ما يساعد على توفير خيارات لذيذة ومرضية لهم.

6- الأجواء العامة:

تساعد الأجواء العامة للمكان في نجاح الفعالية أو فشلها، مثلاً، إذا كان حدثك يتعلق بعميلة تصنيع عالية التقنية، يجب عليك البحث عن موقع يتناسب مع الموضوع، مثل اختيار مكان مجهز بأحدث أنظمة الإضاءة والصوت، ويتميز بتصميمات هندسية ومعمارية عصرية.

وبغض النظر عن موضوع الفعالية، يعتبر اختيار مكان يمتلك وسائل راحة حديثة قراراً ذكياً. حيث إن المعدات الحديثة والبيئة الأنيقة تساعد المشاركين في تحقيق أقصى استفادة ممكنة من الفعالية المنظمة. 

7- الباقات والتكلفة:

يجب عليك مراعاة تكلفة المكان والخيارات التي يوفرها عند حجزه، مثلاً توفر بعض الفنادق عدداً معيناً من الغرف المجانية، بينما تقدم فنادق أخرى صفقات خاصة على خدمات تقديم الطعام والمشروبات.

إذا كانت فعاليتك تستمر لساعات قليلة فقط ولست بحاجة إلى تقديم وجبات كاملة للمشاركين، من الأفضل في هذه الحالة اختيار مكان يوفر للمشاركين مستلزمات اجتماعات مجانية بدلاً من اختيار فندق يوفر إقامة منخفضة التكلفة.

لماذا يعتبر سفر الاجتماعات والحوافز والمؤتمرات والمعارض “MICE” مهماً في السياحة؟

تعتبر رحلات “MICE” نوعاً من السفر للعمل خارج مكان الإقامة المعتاد، حيث يسافر رجال الأعمال خارج المدينة أو الولاية أو الدولة لأسباب تتعلق بالعمل، ورغم وجود أنواع عديدة من السياحة، لكن، اكتسبت سياحة “MICE” أهمية متزايدة في الآونة الأخيرة.

وتعتبر رحلات “MICE” عنصراً مهماً في قطاع السياحة التجارية، حيث تبلغ نسبة حضور الاجتماعات والمؤتمرات 18% فقط من إجمالي عدد السياح، ولكنها تساهم بنسبة 32% من عائدات السياحة السنوية، وبالتالي ينظر إلى استضافة الفعاليات التجارية إلى أنها طريقة فعالة لتعزيز الناتج المحلي الإجمالي للدول.  

وتبرز أهمية سفر الاجتماعات والحوافز والمؤتمرات والمعارض “MICE” في تحقيق مجموعة من الفوائد التي تشمل: 

1- التواصل:

يعتبر الحفاظ على شبكة علاقات حديثة وروابط قوية مع العاملين في المجال نفسه أمراً ضرورياً، كما يعد بناء العلاقات والتعلم والالتزام بأعلى المعايير الدولية عنصراً حاسماً في نجاح سفر الاجتماعات والحوافز والمؤتمرات والمعارض “MICE”، حيث توفر الفعاليات التي تنظمها الشركات فرصاً رائعة لإقامة علاقات جديدة مع خبراء سفر “MICE” والضيوف وممثلي شركات أخرى.

2- تعزيز الوعي بالعلامة التجارية:

تساعد الفعاليات الشركات على الظهور وتحديد موضعها في السوق بطريقة أفضل وتعزيز مكانتها بين المنافسين، حيث تلعب الاجتماعات والمؤتمرات والحفلات مسؤولية إظهار قوة وحضور الشركة للجمهور. وتستغل بعض المؤسسات مثل “Meeting Professionals International “MPI هذه الفعاليات لتسليط الضوء على موظفيها المتميزين. 

وتسهم المبادرات التي تحظى بشعبية لدى الجمهور العام والمنفذة بشكل جيد في جذب العملاء والاحتفاظ بهم، بمعنى أن هذه الفعاليات تعمل على زيادة شهرة الشركة داخل المجال، وتمييز الشركة عن منافسيها، وبناء الثقة مع عملائها المستقبليين.

3- تحفيز الفرق والموظفين:

يعتبر انخفاض مستوى التحفيز أمراً ضاراً يؤثر على الإنتاجية والصحة النفسية للموظفين، حيث يزيد من التوتر ويؤدي إلى الإرهاق والاكتئاب في بعض الأحيان، لذلك، تعتبر الفعاليات التي تنظمها الشركاء إجراء تحفيزياً مهماً خاصة إذا صممت لتلبية احتياجات الموظفين. ويجب على الشركات الاستماع إلى آراء الموظفين ومشاركتهم، ما يجعلهم يشعرون بالتقدير، وبالتالي يسهم في تعزيز الإنتاجية. 

4- التطوير المهني:

تسهم فعاليات الشركات في تحقيق التطوير المهني للموظفين من خلال تقديم المحاضرات والمؤتمرات وفرص التدريب، وتلعب هذه الفعاليات دوراً مهماً في تطوير مهارات وخبرات الموظفين، ما يساعدهم على تحسين وتطوير إجراءات العمل وبالتالي تعزيز الإنتاجية. 

من هم مسافرو رحلات “MICE”؟

كما ذكرنا سابقاً، يعتبر سفر “MICE” هادفاً وموجهاً بشكل خاص نحو الأعمال التجارية، حيث تعتبر الشركات والجمعيات عملاء سفر “MICE” الرئيسيين، وتنظم جميع الفعاليات كجزء من  نشاط الشركة المعتاد.

أما فيما يتعلق بمسافري “MICE”، غالباً ما يكون مسافرو “MICE” من المدراء التنفيذيين أو المسؤولين في مختلف المستويات التنظيمية للشركات والمنظمات والجمعيات، وتختلف المهن والمستويات التنظيمية والمؤسسات التي يمثلها مسافرو “MICE” بحسب نوع الحدث المقام.

على سبيل المثال، يجذب حدث صناعة الطباعة مطابع وشركات نشر، وشركات تجارية وخدمية، وشركات وسائط متعددة، وشركات تصميم، ومهنيين في التصميم والرسومات والنشر والطباعة، وغير ذلك.

في الواقع، يحدد الحدث نوع الزوار ونوع المؤسسات التي يجذبها. مثلاً، في حدث مرتبط بالبناء والإنشاء يكون الزوار من المهندسين المعماريين ومصممي الديكورات الداخلية والاستشاريين والبناة وشركات البناء وما إلى ذلك. 

هل ترغب برحلة عمل لا تنسى؟!

إذا كنت تبحث عن رحلة عمل لا تنسى من بدايتها وحتى نهايتها، فإن “airssist” توفر لك خدمات الكونسيرج والمساعدة والاستقبال في معظم المطارات حول العالم، لجعل رحلة العمل الخاصة بك ممتعة ومريحة ومثمرة قدر الإمكان.

منذ وصولك المطار، تهتم “airssist” بتقديم الخدمة المناسبة لك خلال رحلة عملك، ومساعدتك على إنهاء إجراءات تسجيل الوصول والأمن والهجرة والجوازات والجمارك بأكبر قدر من السلاسة والسهولة والسرعة. 

تواصل معنا واحجز الآن خدمات “airssist” للكونسيرج والمساعدة والاستقبال في المطار واستمتع برحلة عمل مثمرة لا تنسى!

رحلات الحوافز:

يضم سفر الاجتماعات والحوافز والمؤتمرات والمعارض “MICE” ما يسمى بـ”رحلات الحوافز”، حيث يتعاون منظمو رحلات “MICE” مع متخصصين في رحلات الحوافز لتخطيط واستضافة هذه المناسبات، رغم أن جميع أنواع رحلات “MICE” تتطلب تعاوناً مع جهات خارجية.

وتختلف رحلات الحوافز عن الأنواع الأخرى من سفر “MICE”، حيث تهتم الشركة الراعية في رحلات الحوافز بتغطية تكاليف الرحلة كلياً أو جزئياً، وتقدَم هذه الرحلات كمكافأة أو جائزة للموظفين المتميزين، وتركز بشكل أكبر على المتعة والاستجمام مقارنة بالتعلم والتطوير.

وتحتاج رحلات الحوافز إلى ترتيبات وتسويق مختلف عن باقي أنواع سفر “MICE”، إذ يتمثل الهدف الرئيسي من رحلات الحوافز في خلق ذكريات مميزة لدى المشاركين ضمن حدود الميزانية المتاحة.