أهم 9 استراتيجيات حول تنظيم سفر دولي للشركات

مع التطورات التي نشهدها على كافة الصعد، كان لعالم الأعمال نصيب في ذلك، حيث باتت الشركات تلجأ إلى السفر الدولي بهدف التوسع والتطور وفتح آفاق جديدة، سواء من خلال حضور المؤتمرات الدولية، أو عقد الاجتماعات مع شركاء أجانب، أو استكشاف أسواق جديدة.

ولكن، يعد تنظيم سفر دولي للشركات أمراً صعباً ومرهقاً في بعض الأحيان، حيث تواجه الشركات العديد من التحديات، مثل إصدار التأشيرات للموظفين، وحجز تذاكر الطيران والفنادق، وإدارة النفقات، وغير ذلك من الصعوبات التي تبرز في مجال سفر الشركات.

ولضمان تنظيم رحلة سفر ناجحة، سنقدم لك في المقال التالي نصائح واستراتيجيات حول كيفية تنظيم سفر دولي للشركات، لمساعدتك في الإعداد لرحلة عمل مثمرة، ترجع على شركتك بالفائدة والنجاح والتطور.

ما المقصود بتنظيم سفر دولي للشركات؟

هو عملية حجز وتخطيط وتنسيق كافة جوانب السفر الخاصة بشركة ما، بدءاً من حجز تذاكر الطيران والإقامة، وصولاً إلى إدارة النفقات وتنسيق الرحلات الجماعية، بهدف تحقيق أفضل النتائج الممكنة للشركة، ومنح الموظفين فيها تجربة مثمرة.

وتحتاج الشركات إلى الاعتماد على موظف مرن وقادر على التكيف، يكون مسؤولاً عن تنظيم رحلة سفر الشركات، بحيث يضع في اعتباراته خلال عملية التخطيط مجموعة من العوامل، أهمها سياسة السفر الداخلية للشركة، ومسؤولية الشركة عن سلامة الموظفين، وآلية تنسيق الرحلات الجماعية.

ويتحمل الشخص المسؤول عن تنظيم سفر الشركات، مهمة تنظيم ترتيبات السفر بالكامل، حيث يتولى مسؤولية البحث عن الوجهات، والتفاوض على الأسعار، وإجراء تقييمات لمخاطر السفر، وإعداد الموظفين للرحلات ودعمهم في سفرهم، وإدارة تقارير النفقات، وغير ذلك.

أهم الاستراتيجيات التي يجب اتباعها عند تنظيم سفر دولي للشركات:

تلجأ الشركات والمؤسسات باستمرار إلى توسيع شبكتها الدولية، وتأمين عملاء جدد، وإقامة شراكات إضافية. ولكن الأمر يحتاج إلى تخطيط وتنسيق منظم. وإليك أهم النصائح والاستراتيجيات التي يمكنك الالتزام بها عند تنظيم رحلة سفر دولية لشركتك:

1- إعداد سياسة سفر لشركتك:

هي خطوة عامة تسبق مرحلة التجهيز الفعلي لرحلة عمل مثمرة، وتشمل تحديد السياسات والإجراءات العامة للشركة فيما يتعلق بسفر الأعمال، على نحو يوضح للمسافرين الواجبات والمسؤوليات والمهام الملقاة على عاتقهم، وكيفية إدارة النفقات في الرحلة فيما يتعلق بالمبالغ التي يسمح أو لا يسمح استردادها، وإرشادات الحجز الذاتي، وقائمة الموردين الموصى بهم، وغير ذلك من سياسات تجعل رحلة السفر أكثر وضوحاً وسهولة.

2- إدارة ميزانية السفر الخاصة بك:

إن معرفة ميزانية السفر الخاصة بك تمنحك فرصة التخطيط الفعال لرحلة العمل ضمن الحدود المالية لشركتك، ما يسهل عليك عملية اتخاذ القرارات المالية الاستراتيجية، ويساعدك في الحد من الإنفاق خارج حدود الميزانية.

3- التحقق من متطلبات وقيود السفر:

مهما كنت خبيراً في السفر، إلا أن قيود الدخول إلى بلد ما قد تتغير بين حين وآخر. لذلك، تحقق قبل موعد السفر من المستندات المطلوبة لدخول أي دولة حتى ولو كان عبر رحلة عبور (ترانزيت). وتأكد من متطلبات تأشيرة الدخول ونوعها، وصلاحية جواز السفر التي يفضل ألا تقل عن 6 أشهر بعد موعد عودتك.

4- الحجز المبكر:

عند حجز رحلتك في وقت مبكر ستحصل على عروض مخفضة على أسعار تذاكر الطيران وأماكن الإقامة وتأجير السيارات أو وسائل النقل العامة، وستمنح موظفيك خيارات أفضل فيما يتعلق بمقاعد الجلوس على الطائرة، والفنادق المفضلة، ما يجعلهم أكثر حماساً ورغبة في السفر، وبالتالي أكثر إنتاجية.

5- البحث عن الوجهة:

حاول إجراء بحث معمق عن الوجهة القادمة لرحلة العمل الخاصة بك، تعرف إلى الوضع السياسي، والاختلافات الثقافية والعادات المحلية، والظروف الجوية، والمرافق الطبية، والعطلات الرسمية، والبروتوكولات المحلية التي يجب اتباعها فيما يتعلق بإلقاء التحية وحضور اجتماعات العمل وارتداء الملابس وتناول الطعام.

6- إعطاء الأولوية للصحة والرفاهية:

إن إهمال صحة موظفيك خلال سفر الشركات قد يؤثر على إنتاجيتهم بعد رحلة جوية طويلة. حاول مساعدة الموظفين على البقاء في أفضل حالاتهم خاصة في حال وجود فرق توقيت بين البلد الأصلي والوجهة.

7- تقييم المخاطر:

حاول إجراء تقييمات شاملة للمخاطر التي يمكن أن تعترض موظفيك في سفر الأعمال، مثل تفويت الرحلات الجوية، والكوارث الطبيعية، وتفشي الأمراض، والظروف الجوية، وحالات عدم الاستقرار السياسي، وغيرها من التهديدات التي قد تؤثر على رحلتك.

ويمكنك تجنب هذه المخاطر من خلال وضع بروتوكولات محددة للموظفين وإلزامهم بها خلال رحلة العمل، وتوفير جلسة تدريبية تثقيفية للمسافرين حول آلية التعامل مع المخاطر المحتملة. ما يساعدك على الالتزام بواجب رعاية وحماية موظفيك من جهة، ويضمن لك استمرارية العمل مهما حدث من أخرى.

8- الحصول على تأمين السفر:

قد لا تسير رحلة العمل مثل ما هو مخطط لها، وبالتالي، فإن شراء تأمين سفر لكل مسافر لديك يضمن عدم تحمل شركتك أو موظفيك أي نفقات إضافية بسبب الحالات الطارئة التي تظهر في الرحلة، مثل السرقة والمشكلات الصحية غير المتوقعة وتأخر الرحلات الجوية أو إلغائها وغير ذلك.

ويسهم تأمين السفر في توفير النفقات الإضافية غير المتوقعة المتعلقة بالحالات الطارئة والمفاجئة، كما يخفف من القلق المرتبط بالسفر الخارجي، ويساعدك في إدارة الشؤون المالية للحوادث المؤسفة خلال الرحلة.

وتتوقف تكلفة تأمين السفر على عدد الأشخاص، والوجهة، ومدة الرحلة، وعدد محطاتها. لكن يمكنك الحصول على عروض خاصة للمجموعات الكبيرة أو المسافرين المتكررين. ويفضل اختيار التأمين الذي يوفر الدعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، ويغطي حالات إلغاء الرحلة أو انقطاعها أو تأخرها، الأمتعة المفقودة أو المسروقة أو التالفة، الفواتير الطبية، والإخلاء الطبي في حالات الطوارئ.

9- حجز خدمات الكونسيرج في المطار:

تعتبر خدمات الكونسيرج جزءاً من الراحة والرفاهية التي يمكنك توفيرها لموظفيك خلال رحلات العمل، حيث تساعد في توفير الوقت والجهد الضائع بين إجراءات السفر المختلفة، والتقليل من مشاعر التوتر والقلق في المطار، ومساعدة الموظفين على استثمار رحلتهم في التركيز على مهامهم وتنسيق اجتماعاتهم والتخطيط لما يخدم مصلحة العمل والشركة.

خدمات الكونسيرج الضرورية في سفر الشركات:

تساعد خدمات الكونسيرج في المطار على تنظيم رحلة سفر أكثر نجاحاً وإنتاجية، حيث تسهل على المسافرين جوانب متعددة من رحلتهم، وتضمن لهم تجربة مريحة وفعالة. وإليك أهم خدمات الكونسيرج التي يمكنك الاستفادة منها في سفر الشركات:

1- خدمات الاستقبال في المطار:

توفر لك خدمات الاستقبال والترحيب مساعداً شخصياً متعدد اللغات يتولى مسؤولية استقبال موظفيك المسافرين ومساعدتهم في إنهاء إجراءات السفر والفحوصات الأمنية بسرعة وسهولة، ويؤمن لهم المساعدة اللازمة للتعامل مع حقائبهم وأمتعتهم، ثم يرشدهم نحو صالة رجال الأعمال لمتابعة مهامهم بعيداً عن ضجيج المطار حتى يحين موعد إقلاع الطائرة.

2- خدمة الوصول إلى صالة كبار الشخصيات الخاصة:

تتيح لهم هذه الخدمة إمكانية الدخول إلى صالة كبار الشخصيات عبر ممر سري بعيداً عن حشود المسافرين في المبنى الرئيسي للمطار، وتوفر لهم المساعدة الشخصية اللازمة لإنهاء إجراءات السفر عبر منصات خاصة ومنفصلة في الصالة، كما تؤمن لهم سيارة ليموزين فاخرة لنقلهم من الطائرة إلى الصالة مباشرة والعكس.

وهناك العديد من الخدمات والمرافق الفاخرة التي يمكن لرجال الأعمال الاستفادة منها في صالة كبار الشخصيات، أهمها الغرف المخصصة لعقد الاجتماعات والمؤتمرات، والمكاتب، وأجهزة الحاسوب، وشبكة الإنترنت، وخدمات الطباعة والنسخ، وشاشات العرض. إضافة إلى الخدمات العامة، مثل مرافق الاستحمام، والأطعمة والمشروبات، والمنتجعات الصحية.

3- خدمة التوصيل مع سائق خاص:

تؤمن هذه الخدمة خيارات متنوعة من السيارات الفاخرة مع سائقين خبراء متعددي اللغات، يهتمون باستقبال موظفيك فور وصولهم، ومساعدتهم في حقائبهم، ونقلهم من المطار إلى وجهتهم والعكس، أو مرافقتهم طوال رحلة العمل الخاصة بهم لضمان وصولهم إلى اجتماعاتهم بأمان وفي الموعد المحدد.

في ختام مقالنا، نحن ندرك أن النجاح في مجال سفر الشركات يتطلب تخطيطًاً دقيقاً وتنفيذًاً سلساً، حيث إن السفر الدولي للشركات يتجاوز كونه مجرد انتقال بين المدن لغرض العمل، بل هو استثمار استراتيجي يهدف إلى تحقيق أهداف شركتك وتنمية العلاقات الدولية مع شركات وعملاء آخرين.

ولضمان تجربة سفر مثالية لموظفيك، استعن بخدمات الكونسيرج لرجال الأعمال من “airssist”، التي تتيح لهم التركيز على مهامهم الرئيسية دون القلق بشأن إجراءات السفر. عند حجز خدمات المطار، تتولى “airssist” استقبال موظفيك، وتسهيل إجراءات سفرهم، وإدخالهم إلى صالات رجال الأعمال، وتوفير انتقال آمن وفاخر لهم.

سواء كان موظفوك في طريقهم لعقد اجتماع هام، أو حضور مؤتمر دولي، أو استكشاف أسواق جديدة، فإن “airssist” تضمن لهم تجربة سفر مريحة وفعالة، تسهم في تحقيق أهدافهم وتنمية أعمالهم.