دليلك الشامل حول كيفية صياغة سياسات السفر للشركات

مع التنافسية الشديدة التي يشهدها عالم الأعمال في الوقت الحالي، باتت الشركات تبحث عن التميز فيما تقدمه لموظفيها، وأصبح السفر جزءاً لا يتجزأ من نظام أي شركة تسعى نحو النجاح والتألق. وبالتالي، لم تعد سياسات السفر للشركات مجرد مجموعة من الإرشادات، بل تحوّلت إلى أداة لمساعدة الشركات في تحقيق أهدافها.

وإن سياسات السفر الفعالة تضمن إدارة الشركات للتكاليف بشكل جيد، وتقليل المخاطر، وتوفير تجربة سفر مريحة وآمنة للموظفين. ويحتاج إعداد وصياغة سياسات السفر للشركات إلى فهم عميق لاحتياجات الشركة والموظفين على حد سواء.

وعلى اعتبار أن صياغة سياسات السفر للشركات ليس بالمهمة السهلة. لذلك، يوفر لك المقال التالي دليلاً شاملاً يمكنك الاسترشاد فيه عند إعدادك سياسة السفر الخاصة بشركتك، بما يخدم احتياجاتها ويوفر الراحة لموظفيها.

ما هي سياسات السفر للشركات؟

هي مجموعة من القواعد والإرشادات المتعلقة بكافة النفقات والترتيبات المرتبطة بالسفر لغرض العمل، حيث تحدد كيفية إدارة موظفيك لرحلات السفر التجاري، وتضع خطة ونظاماً واضحاً لكل مرحلة من مراحل الرحلة. وتهدف هذه السياسات إلى تسهيل الأمور على المعنيين سواء مدير السفر أو الفريق المالي المشرف على رحلات العمل.

وتغطي سياسات السفر عادة ما يلي:

• إجراءات الحجز والشركة المعتمدة في خدمات السفر التجاري.
• التكلفة المتاحة للحجوزات سواء تذاكر طيران، أو فنادق، أو وسائل نقل برية.
• الاستثناءات الخاصة للمدن أو الطرق الأكثر تكلفة.
• الموافقة على الرحلات التي تتجاوز القيود المحددة من قبل الشركة.
• النفقات المسموح بها وغير المسموح بها.
• الموردون المفضلون لدى الشركة.
• عملية السداد.
• عملية تقييم رحلات السفر التجاري بعد العودة.
• شركة تأمين السفر.

ما أهمية إعداد سياسات سفر متينة للشركات؟

يشكل السفر التجاري ثاني أكبر نفقات الشركات بعد رواتب الموظفين. في المقابل، يعتقد صناع القرار في مجال سفر الشركات أن زيادة ميزانية هذا القطاع تؤدي إلى زيارة إيرادات الشركة بنسبة 64% وارتفاع ربحيتها بنحو 59%. أما بالنسبة للشركات صغيرة ومتوسطة الحجم، فإن كل دولار يتم إنفاقه على سفر الشركات يولد مقابله 12 دولاراً من الإيرادات، مدفوعاً باكتساب عملاء جدد.

وحتى تكون قادراً على التحكم الجيد في نفقات إعداد سياسات السفر للشركات، يجب عليك إنشاء سياسة مصممة على نحو جيد لشركتك. وإليك أهم الأسباب التي تجعل سياسة السفر المتينة مهمة جداً:

1- إدارة التكاليف:

لا يمكن اعتبار السفر التجاري رخيصاً، حيث تتراكم تكاليف الرحلات الجوية وأماكن الإقامة وتأجير السيارات، ما يؤثر على ميزانيتك. وبالتالي يعد سفر الأعمال مكلفاً، لكنه يحتاج إلى التخطيط السليم. إذا لجأت إلى الفنادق الرخيصة ستضطر للتنازل عن وسائل الراحة وجودة الإقامة، وبالتالي، سيؤثر على انطباعك المهني عند اجتماعك مع مهنيين آخرين.

يمكنك زيادة كفاءة سفر الأعمال من خلال إقامة الشراكات وتحليل البيانات لتحديد الفرص المناسبة لتحسين جودة رحلات العمل. لذلك، تضمن سياسة السفر الواضحة إمكانية إدارة التكاليف والإشراف عليها بشكل فعال.

2- إدارة المخاطر:

في رحلات السفر التجاري، تقع على عاتقك مسؤولية تخفيف المخاطر المرتبطة بالسفر وإدارتها قدر الإمكان. وهو ما يمكن أن تقوم به بوليصة التأمين. لذلك، يجب أن يعرف المسافر ما يغطيه تأمين السفر، وكيفية مساعدة الشركة له في حال وجود أي مشكلة.

ويجب أن تبيّن للمسافر الخطوات التي يمكنه الالتزام بها للحفاظ على نفسه آمناً في الطريق، وتوضح نقطة الاتصال لحالات الطوارئ والإجراءات التي يجب اتباعها في حال وقوع حوادث مفاجئة. وجميع ما سبق يمكن أن تحدده سياسة السفر الخاصة بك.

3- العامل البشري:

ويقصد بالعامل البشري الفرد المسافر. ضع في اعتبارك أن سياسة السفر مُعدة لتلبية احتياجات موظفيك المسافرين ومراعاة تفضيلاتهم. لذلك، إن سياسة السفر المصممة بوضوح قادرة على مراعاة السمات المشتركة التي يتمتع بها الموظفون باختلاف أنواعهم وأجناسهم، والتي تتمثل بالاستقلالية والمسؤولية، من خلال منحهم القدرة على الاختيار بناء على راحتهم أو تفضيلاتهم الشخصية.

4- الكفاءة:

يعتبر الهدف الرئيسي من سياسات السفر للشركات هو تحديد الإرشادات التي تمنح المسافرين التفاصيل الضرورية لضمان الكفاءة في رحلة العمل، والذي يسهم في توفير المال والوقت على حد سواء.

أفضل 8 ممارسات متبعة في صياغة سياسات السفر للشركات:

التزم بالممارسات التالية عند إعداد سياسات السفر للشركات:

1- اجعل أصحاب المصلحة الرئيسيين شركاء معك في إعداد السياسة:

نظراً إلى تأثير سياسات السفر على مختلف الموظفين والأقسام، يجب عليك إدخال أصحاب المصلحة الرئيسيين في صياغة السياسة، سواء من الموارد البشرية أو قسم المالية أو غيرها من الأقسام المرتبطة بسفر الشركات. ما يمنحك فرصة وضع سياسة سفر شاملة، وإتاحة الفرصة للتعاون والنقاش حول التفاصيل المعقدة أو المثيرة للجدل.

2- تتبع النفقات لإعداد التقارير والتحليلات:

استعن ببعض الأنظمة لجمع البيانات المرتبطة بسفر الموظفين وتحليلها وتقديم التقارير عنها، ما يساعدك في مراقبة مدى نجاح أو فشل سياسة السفر. ويمكنك الاستفادة من الأدوات والتطبيقات لتوفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الصحيحة.

وحاول توحيد نظام النفقات لتجنب التكرار وضمان التقارير الدقيقة، والتي بدورها تظهر العائد الحقيقي للاستثمار في مجال سفر الشركات. وتأكد من دمج سياسة السفر مع البرامج والأدوات المخصصة لإدارة السفر، بهدف أتمتة بعض عناصر سياسة السفر ومساعدة الموظفين على الالتزام بها.

3- تواصل بشكل مستمر مع الموظفين لكسب رضاهم:

يفضل بعض الموظفين علامات تجارية محددة بالنسبة للفنادق وشركات الطيران، وقد تسبب هذه التغييرات استياء كبيراً لدى الموظفين. لذلك، حاول التواصل بانتظام مع الموظفين فيما يتعلق بصياغة سياسة السفر وتقييمها وتعديلها.

4- توفير الموارد:

يجب أن تحتوي سياسة السفر الخاصة بشركتك على الموارد التي يمكن أن يلجأ لها الموظفون والمدراء في سفر الشركات، وتشمل:

• روابط المنصة التي تتعامل معها في إدارة وحجز رحلات السفر التجاري.
• نماذج لتقارير النفقات.
• تغطية تأمين السفر مع رابط لشركة التأمين التي تتعاقد معها.
• قوائم بالمشتريات المسموح وغير المسموح بها.
• إرشادات حول ما يمكن القيام به في حالات الطوارئ.
• أرقام هواتف رئيسية لأقسام الموارد البشرية، والمالية، والقسم المسؤول عن إدارة رحلات السفر في الشركة.

5- ضع سياسات واضحة فيما يتعلق بالحجز والتكاليف:

تأكد من أن تغطي السياسة كافة التفاصيل المرتبطة بالسفر. وضح للموظفين الأوقات المتوقعة لإعداد تقارير النفقات وعمليات السداد، وإرشادات الميزانية لتذاكر الطيران والفنادق والنقل البري، وحدد فيما إذا كان هناك موردون إلزاميون للتعامل معهم، وبيّن توجيهاتك المتعلقة بإمكانية الجمع بين رحلات العمل والترفيه وإرشادات تقاسم التكاليف، وغير ذلك من الأمور المهمة.

6- افهم واجب الرعاية وأضفه إلى سياسة السفر:

واجب الرعاية هو الالتزام القانوني بالبحث ووضع خطة تقلل من المخاطر التي يتعرض لها الموظفون المسافرون نيابة عن أصحاب العمل. يجب أن توضح سياسة السفر للشركات ما هو واجب الرعاية ومدى التزام صاحب العمل تجاه موظفيه.

لذلك، ناقش التفاصيل مع الموظفين الذين يسافرون بشكل مستمر إلى مناطق عالية الخطورة، واستمع إلى تجاربهم، ثم قيّم المخاطر قبل السفر، وضع خطط طوارئ مفصلة وجاهزة للتنفيذ في حالات الضرورة، وتأكد من أن موظفيك قادرون على الوصول إلى التكنولوجيا في حال واجهتهم أي مشكلة.

7- تضمين الاعتبارات المتعلقة بإدارة مخاطر السفر:

تتراوح مخاطر السفر بين مشكلات الطقس والكوارث الطبيعية والاضطرابات الاجتماعية والإرهاب، وتهدف إدارة مخاطر السفر إلى تحديد المخاطر المحتملة والاستعداد لها ومحاولة التقليل من خطر حدوثها، ووضع خطط لمساعدتك في التعامل معها في حال وقوعها.

8- التحسين المستمر لسياسة السفر:

راجع سياسة السفر الخاصة بشركتك باستمرار، حيث تتطلب هذه السياسات تحديثاً مستمراً لها، ما يضمن لك سياسة مستمرة في تحقيق الفائدة المرجوة منها سواء للشركة أو الموظفين.

أبرز البنود التي يجب أن تركز عليها سياسات السفر للشركات:

تسعى سياسة السفر إلى مساعدتك في جعل رحلات العمل الخاصة بشركتك تسير بسلاسة وسهولة. ولتضمن ذلك، يجب أن تحتوي سياسة السفر على العناصر الرئيسية التالية:

1- موجز سياسة السفر والغرض منها:

يجب أن تحدد الأحكام الخاصة المتعلقة بسياسة السفر لشركتك، والنفقات التي ستعوضها الشركة وآلية القيام بذلك، والتعليمات التي يمكن للموظفين الاستفادة منها في تتبع نفقاتهم بشكل دقيق في الرحلة.

2- نطاق سياسة السفر:

حدد النطاق الذي تغطيه سياسة السفر. بيّن فيما إذا كان جميع موظفي الشركة مشمولون ضمن سياسة السفر، واذكر المقصود من رحلات العمل بالتفصيل، هل تشمل السياسة السفر بالسيارة أو الحافلة أو القطار، أم تقتصر على الطائرة فحسب؟ وهل تتناول الانتقال من مدينة لأخرى في نفس البلد أم من دولة لثانية؟

3- عناصر سياسة السفر:

يقصد بالعناصر ما يجب عليك القيام به خلال رحلة السفر التجاري، وقد تشمل الاجتماع بالعملاء أو الشركاء، حضور الفعاليات والمؤتمرات وتمثيل الشركة فيها، زيارة المكاتب التابعة للشركة، إجراء البحوث أو إلقاء المحاضرات أو تقديم العروض نيابة عن الشركة. ومن الضروري أن توضح في سياسة السفر الخاصة بك نفقات النقل والإقامة والبدل اليومي التي تغطيها الشركة في الرحلة.

4- النفقات القانونية والطبية:

يجب أن تحدد سياسة السفر النفقات القانونية والطبية التي تغطيها الشركة، مثل نفقات إصدار التأشيرات أو الوثائق الضرورية لدخول بلد الوجهة، أو نفقات إصدار جواز السفر. وكذلك الأمر بالنسبة للنفقات الطبية مثل التأمين الطبي للمسافرين، والتطعيمات والفحوصات والرعاية الطبية الناتجة عن حوادث السفر، وغير ذلك.

5- مصاريف النقل:

وضح المصاريف المتعلقة بوسائل النقل سواء البرية أو البحرية أو الجوية، حدد فيما إذا كان بإمكان الموظف السفر عبر درجة رجال الأعمال أو الدرجة السياحية، وهل تغطي الشركة تكاليف النقل بوسائل أخرى مثل الحافلة أو القطار؟ وما هو عدد الأمتعة التي يمكن للموظف حملها؟ وهل تغطي الشركة وجبات الطعام والمشروبات في الرحلة؟ وفي حال فضّل الموظف السفر باستخدام سيارته الخاصة، هل تعتبر الشركة مسؤولة عن دفع ثمن البنزين والرسوم المرورية؟ جميعها تساؤلات بحاجة إلى توضيح ضمن سياسة السفر.

6- التفاصيل المرتبطة بالإقامة:

يجب أن توضح سياسة السفر الفنادق التي يمكن للشخص الإقامة فيها، ومستواها سواء ثلاث نجوم أو خمس نجوم أو غير ذلك؟ وهل يتم تغطية أي رسوم إضافية مرتبطة بالإقامة والفنادق مثل وجبات الطعام أو المشروبات؟

7- المرافق في الرحلة:

وضح في السياسة فيما إذا كانت الشركة تتيح لموظفيها إمكانية اصطحاب مرافقين في رحلات العمل، وتسمح للموظفين بمشاركة الغرفة مع شخص إضافي، طالما أنه لن يترتب على الشركة أي تكاليف إضافية.

8- النفقات أثناء الرحلة:

من الضروري أن توضح سياسة السفر تفاصيل النفقات أثناء الرحلة وما الذي تقوم بتغطيته من الرسوم، هل تغطي الشركة نفقات الغداء والعشاء؟ هل هناك حد معين يجب الالتزام به في الوجبة الواحدة؟ وماهي الإيصالات والفواتير التي يجب على الموظف تجهيزها؟ وكيف يمكن استرداد النفقات التي دفعها؟ وكيف يتم التعامل في حال غداء أو عشاء العمل مع الشركاء أو العملاء؟

أهم النصائح المتبعة عند صياغة سياسات السفر للشركات:

التزم بالنصائح العامة التالية عند إعداد سياسة السفر الخاصة بشركتك:

1- تأكد من إلمام جميع موظفي الشركة بسياسة السفر، من خلال جعل تفاصيلها واضحة ومعروفة للجميع، ما يساعد في تجنب وقوع الموظف بالمشاكل خلال رحلات العمل.

2- حاول تجنب المصطلحات القانونية في سياسة السفر، ونظمها بشكل سلس وواضح، وبسّط الإجراءات قدر الإمكان، ما يجعل الالتزام بالقواعد والإجراءات أكثر سهولة.

3- تأكد من أن سياسة السفر الخاصة بشركتك بسيطة وشاملة لتغطية جميع الأحداث المتوقعة وغير المتوقعة.

4- امنح موظفيك بعض الحرية والمرونة في اختيار فنادق معينة أو وسيلة نقل محددة.

5- يعتمد 70% من المسافرين في الولايات المتحدة الأميركية على هواتفهم المحمولة للحجز. لذلك، حاول البقاء مواكباً للتحديثات، واعتمد على الهاتف المحمول في حجز تفاصيل الرحلة ودفع تكاليف السفر. ولا ضير من إدخال بعض وسائل الترفيه في الرحلة لتلبية احتياجات المسافرين ورغباتهم.

6- تشكل عملية المطالبة بالنفقات الخطوة الأكثر إرباكاً للمسافرين خاصة الجدد منهم. تأكد من أن هذه التفاصيل واضحة وغير معقدة، والخطوات اللازم اتباعها سلسة.

7- استمع إلى نصائح المسافرين والتغييرات التي يفضلونها.

8- حدد إجراءات جاهزة للتعامل مع حالات الطوارئ، ما يساعد في ضمان أمن وسلامة موظفي الشركة.

9- حاول تتبع التكاليف وتحليلها، ما يساعدك في الحصول على صورة شاملة لنفقات السفر، وبالتالي، اتخاذ القرارات بناء عليها. واستفد من هذه المعلومات في التفاوض مع مقدمي الخدمات للحصول على الخصومات.

10- حاول دمج الممارسات المستدامة في سياسة السفر ما يضمن تحقيق شركتك لأهداف الاستدامة، مثل استخدام برنامج معين لتعويض الكربون.

11- تذكر أن الموظف المسافر هو إنسان وعضو في شركتك. فكر في احتياجاته، واضمن سلامته وراحته، وحاول تحفيزه لبذل قصارى جهده في العمل.

في الختام، إن صياغة سياسات السفر للشركات ليست مجرد إجراء شكلي، بل هي استثمار يسهم في تحقيق أهداف الشركة وحماية موظفيها. ومن خلال اتباع الممارسات السابقة، يمكن للشركات إنشاء سياسات سفر تلبي احتياجاتها، ومن خلال الاستعانة بخدمات الكونسيرج لرجال الأعمال من “airssist”، يمكن للشركات ضمان تجربة سفر سلسة وآمنة لموظفيها.