سفر المجموعات: ما فوائده وخطواته والمفاهيم الشائعة حوله؟

يشهد سفر المجموعات ازدهاراً ملحوظاً مع تزايد إقبال الأفراد والعائلات على خوض تجارب سفر مشتركة، ليتحول حينها السفر من وسيلة للانتقال من مكان لآخر، إلى فرصة للتواصل والتفاعل وخلق ذكريات لا تنسى.

وتوفر رحلات السفر الجماعية أسعاراً تنافسية وخصومات مغرية، كما تمنح وكلاء السفر فرصة بناء علاقات قوية مع عملائهم، وتوسيع شبكتهم، وزيادة أرباحهم، معتمدين في ذلك على تنظيم رحلات جماعية مخصصة تلبي احتياجات وتفضيلات مختلف العملاء.

وسنقدم لك في المقال التالي معلومات حول الحجز الجماعي لسفر المجموعات، ونشرح لك كيفية استفادة وكلاء السفر من رحلات السفر الجماعية، والخطوات التي يمكن اتباعها لضمان رحلات جماعية سلسة وممتعة.

ما المقصود بالحجز الجماعي في سفر المجموعات؟

يختلف تعريف الحجز الجماعي باختلاف مقدم الخدمة، ولكنه يشير بشكل عام إلى حجز مقاعد الطيران أو غرف الفنادق أو غيرها من خدمات السفر لعدة أشخاص في وقت واحد. ويستخدم عادة من قبل الشركات في رحلات العمل، أو العائلات، أو مجموعة من الأصدقاء، أو منظمي الفعاليات الكبرى.

ويوفر الحجز الجماعي للمسافرين مجموعة مزايا، أهمها شروط الدفع المرنة، والخدمات المخصصة لتلبية احتياجات المجموعة المسافرة، وعروض السفر الجماعية والخصومات من قبل شركات الطيران والفنادق وشركات السفر لجذب المزيد من العملاء.

وتعرّف عروض السفر الجماعية على أنها خصومات للمسافرين على شكل مجموعات، تقدمها شركات الطيران والفنادق ومنظمو الرحلات السياحية وغير ذلك من الشركات العاملة في قطاع السياحة والسفر. وذلك بهدف تقليل التكاليف في سفر المجموعات.

وتختلف عروض السفر الجماعية بحسب نوع الخدمة، وتشمل عروض المجموعات الجوية التي توفرها شركات الطيران مثل تذاكر مرنة ووسائل راحة خاصة، وعروض المجموعات الفندقية التي تقدمها الفنادق مثل غرف الاجتماعات أو خيارات تناول الطعام الجماعية، وعروض المجموعات السياحية من قبل منظمي الرحلات مثل المرشد الخاص ووسائل النقل.

فوائد سفر المجموعات بالنسبة لوكلاء السفر:

تشكل رحلات السفر الجماعية فرصة مثالية لمساعدة وكلاء السفر على تحقيق نمو في أعمالهم، حيث توفر لهم مجموعة من المزايا والفوائد، وتشمل:

1- زيادة الإيرادات والأرباح:

في الرحلات الجماعية يحتاج وكلاء السفر إلى تأمين حجوزات كبيرة دفعة واحدة سواء فيما يتعلق بتذاكر الطيران أو الفنادق أو وسائل النقل، ما يضمن تدفقاً ثابتاً للإيرادات. كما يمكن لوكلاء السفر التفاوض على خصومات أكبر وعروض أفضل مع الموردين عند الحجز لعدد كبير من المسافرين، ما يزيد من هامش الربح العائد على وكيل السفر.

2- توسيع قاعدة العملاء لدى وكيل السفر:

يساعد سفر المجموعات في توسيع قاعدة عملاء وكيل السفر كونه يجذب شرائح متنوعة من المسافرين، مثل العائلات والأصدقاء والشركات. وتمنح الرحلات الجماعية وكيل السفر فرصة تعزيز علاقته مع العملاء من خلال التواصل والتفاعل معهم، وتسهم الرحلات الناجحة في بناء علاقة موثوقة بين العملاء والوكيل.

3- تعزيز سمعة وكيل السفر في السوق:

تتيح الرحلات الجماعية للوكلاء فرصة عرض خبراتهم ومهاراتهم في تنظيم رحلات متميزة وناجحة، ما يظهر قدرة الوكيل على تنظيم سفر المجموعات ويعزز من سمعته في السوق ويرفع من مصداقيته، كما يمكن للوكيل الحصول على توصيات من العملاء بعد تنظيم رحلة ناجحة.

4- تحسين سير العمل لدى وكيل السفر:

في الرحلات الجماعية، يضطر وكيل السفر للتعامل مع مجموعة واحدة بدلاً من التعامل مع عدة حجوزات فردية، وبالتالي، يحتاج الوكيل لوضع خطة واحدة شاملة بدلاً من مجموعة خطط فردية لكل مسافر، ما يسهل عملية إدارة وتنظيم الرحلة، ويوفر الوقت والجهد المبذولين في إدارة الحجوزات والتنسيق مع الموردين، ويساعد الوكيل في زيادة إنتاجيته والتركيز على تنظيم رحلات إضافية وجذب المزيد من العملاء.

5- تقليل المخاطر:

تتيح الرحلات الجماعية لوكيل السفر إمكانية التفاوض مع الموردين ومقدمي الخدمات على شروط أفضل للدفع، كما يمكن للوكيل أن يشترط الحصول على تأمين على سفر المجموعات لتغطية الخسائر في حال الإلغاء. وحتى يتمكن الوكيل من تقليل المخاطر بشكل أعلى يجب أن يلجأ إلى التخطيط والتنسيق المسبق، وإعداد خطط طوارئ للتعامل مع أي مشكلة غير متوقعة.

الخطوات التي يجب أن يتبعها وكلاء السفر في سفر المجموعات:

1- التخطيط المسبق:

تحتاج الحجوزات المرتبطة بسفر المجموعات إلى تنسيق أكبر، وبالتالي، يجب عليك البدء بالتخطيط والتجهيز للرحلة مبكراً، حتى تتأكد من توفر تذاكر الطيران وغرف الفندق، وتحصل على أفضل الأسعار والعروض.

2- فهم احتياجات المجموعة:

اجمع كافة المعلومات المتعلقة باحتياجات المسافرين مثل الميزانية والمتطلبات الغذائية وتفضيلات السكن، وغير ذلك. وتساعدك هذه المعلومات في تنظيم الرحلة على نحو يتناسب مع احتياجات المسافرين.

3- اختيار مقدمي الخدمات المناسبين:

ابحث عن مزودي الخدمات الذين يمتلكون الخبرة الكافية في التعامل مع المجموعات، وتعامل مع المزودين الذين يقدمون أسعاراً تنافسية وخدمات موثوقة، ويتمتعون بسمعة حسنة في السوق.

4- التواصل بوضوح:

تواصل بشكل فعال وواضح مع مقدمي الخدمات وأعضاء المجموعة المسافرة، وتأكد من وضوح جميع تفاصيل وترتيبات الرحلة، واجعل المسافرين على اطلاع دائم بخطة السفر ما يسهم في التقليل من أي مشكلات مفاجئة وغير متوقعة.

5- التأكد من متطلبات المسافرين:

من المهم مراجعة كافة التفاصيل المتعلقة بالرحلة، والتحقق من جميع الترتيبات والمتطلبات، والتأكيد عليها قبل موعد السفر لتجنب المفاجآت في اللحظات الأخيرة.

7 مفاهيم شائعة حول سفر المجموعات:

1- سفر المجموعات مخصص للشركات الكبرى فقط:

تعتبر رحلات السفر الجماعية مناسبة لمختلف أنواع الشركات، قد تكون المجموعة المسافرة عبارة عن تجمع عائلي، أو فرق رياضية، أو رحلات تعليمية، أو غير ذلك.

2- الحجوزات في سفر المجموعات أكثر تكلفة وغير قابلة للاسترداد دائماً:

توفر الحجوزات الجماعية حوالي 30% مقارنة مع التذاكر الفردية، وذلك بسبب الخصومات والعروضات التي يحصل عليها الجماعة مقابل الفرد. ويوفر بعض مقدمي الخدمات سياسات إلغاء مرنة، تسمح بإجراء بعض التغييرات أو استرداد جزء من الأموال بحسب اتفاقيات سابقة.

3- الدفع الفوري في سفر المجموعات:

يعتقد البعض أن الرحلات الجماعية تشترط الدفع الفوري والكامل عند الحجز، ولكن تتيح شركات الطيران إمكانية التثبيت بدفعة أولية ثم الاستكمال على عدة مراحل حتى تاريخ السفر المحدد.

4- عدم القدرة على اختيار المقاعد في سفر المجموعات:

على العكس، تتيح بعض شركات الطيران للمجموعة المسافرة إمكانية اختيار مقاعدهم مسبقاً، وبالتالي الجلوس معاً في الطائرة.

5- صعوبة تعديل الحجز في سفر المجموعات:

يلجأ العديد من مزودي الخدمات مثل شركات الطيران إلى إضافة امتيازات خاصة في سفر المجموعات، حيث تتيح إمكانية تغيير الاسم أو طلب تذاكر طيران إضافية.

6- سفر المجموعات مخصص للرحلات الطويلة:

يمكن الحصول على حجوزات الرحلات الجماعية بغض النظر عن المسافة، سواء في السفر المحلي أو الدولي.

7- سفر المجموعات مخصص للرحلات الترفيهية:

تعتبر الرحلات الجماعية مثالية للسفر الترفيهي والمهني. يمكن حجز رحلات جماعية لحضور المؤتمرات، أو حفلات الزفاف، أو المناسبات الخاصة، أو رحلات العمل، أو غير ذلك.

في الختام، يشكل سفر الجموعات فرصة ذهبية لوكلاء السفر لتحقيق أهدافهم وزيادة أرباحهم. ومن خلال دمج خدمات المطار من “airssist” ضمن عروض رحلاتهم الجماعية، يمكن لوكلاء السفر تقديم تجربة متكاملة تتجاوز توقعات العملاء، وتمنحهم رحلة مميزة لا تنسى.